2 ncoi module managementvaardigheden office management

• / 4

2ncoi module managementvaardigheden office management 1Voorwoord Mijn naam is X, 22 jaar en ik woon in x.Na mijn MBO studie ben ik gaan werken als x via uitzendbureaus waarbij ik na een aantal jaar werd aangenomen bij de x N.V. als directiesecretaresse. Ik heb daar veel geleerd over het vak managementondersteuning van de toenmalige directeur x.Tot 2022 heb ik bij diverse werkgevers gewerkt zoals ministerie van x, Rijkswaterstaat, x & TNO als ondersteuning voor de directie.In 2024 ben ik gestopt met werken en ben ondernemer geweest in de x branche. Sinds 2024 werk ik bij het x als x bij x. Het leuke van mijn functie is dat geen één dag hetzelfde is en ik elke dag bezig ben met het verbeteren van de dienstverlening voor de interne klanten van het x. In mijn functie als x leer ik nog iedere dag nieuwe dingen, maar daar wil ik ook kennis aan toevoegen door de opleiding HBO programma office management te doen. Ik heb geen managementervaring en geef in mijn huidige functie geen leiding. 2 / 4

3 2Samenvatting De module opdracht gaat over het invoeren van een gepland werkproces voor het verzenden en verzamelen van gegevens voor nieuwsbrieven binnen BEDRIJF in PLAATS.Binnen X verloopt het produceren en versturen van de nieuwsbieven op het moment zeer chaotisch en ad-hoc waarbij de nieuwsbrieven veelal nog in de late avonduren gemaakt worden. Dit heeft invloed op alle medewerkers, waaronder de medewerkers van de staf en operationeel management die de content aanleveren voor de nieuwsbrieven. Het huidige werkproces heeft invloed op het werk-prive balans van medewerkers en bij een verstoord balans is er een kans aanwezig op langdurige uitval door overbelasting. (Bron) De invoering van het nieuwe werkproces zal bij de betreffende medewerkers weerstand kunnen opleveren (bron: Dijkstra & Wildschut (2016) . Het opzetten van een nieuw werkproces zal de betreffende medewerkers immers in eerste instantie meer tijd en effort kosten met als uiteindelijk doel een duidelijk werkproces met data waarop iets moet worden aangeleverd.Deze data zullen worden verwerkt in een planning en in de agenda’s van de betreffende medewerkers zodat iedereen op de hoogte is en het nieuwe werkproces en zo wordt geborgd.Het werkprocesplan zal ter goedkeuring op de agenda worden gezet van het MT.Een van de missies van BEDRIJFWerkx X PLAATS is tenslotte niet voor niets ‘De bevlogen medewerker’ – ‘We willen een x zijn met vitale en zelfbewuste medewerkers die blijven leren, zowel in hun vak als op persoonlijk gebied. Zij werken autonoom en met eigenaarschap aan goede resultaten om de match tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt nu én in de toekomst te faciliteren. We zijn een lerende, wendbare, inclusieve en burgergerichte organisatie en onze cultuur past daar bij; een cultuur waarin we op een open en respectvolle manier met elkaar omgaan en samenwerken.’ Wij willen het proces borgen door gebruik te maken van de PDCA cirkel ( Deming, 1950) waarbij het bewaken van de voortgang en het behalen van het beoogde resultaat daadwerkelijk gehaald wordt. Tijdens de Planfase zal er een plan worden opgesteld hoe de informatiestroom van de diverse nieuwsbrieven lopen en hoeveel tijd er is om tot aanlevering van content te komen. Het doel van het werkproces is tijdwinst en geen ad-hoc aanleveren van oude content en nieuwsbrieven die op de geplande datum worden verzonden.De resultaten zullen maandelijks terugkomen in de maandrapportage in de vorm van KPI’s per nieuwsbrief om de contentfouten terug te dringen van 10% naar 5%. Het aanleveren van content zal met de helft van de tijd worden gedaan van 30 dagen nu naar 14 dagen. Hierin worden alle stappen SMART omschreven waarbij iedereen die iets moet aanleveren precies weet wat de deadline is en wat er moet worden aangeleverd. 3 / 4

4ncoi module managementvaardigheden office management 3Inhoudsopgave Inhoud 1Voorwoord...............................................................................................................................................................2 2Samenvatting........................................................................................................................................................3 3Inhoudsopgave......................................................................................................................................................4 4Inleiding...................................................................................................................................................................5 4.1Organisatieomschrijving...........................................................................................................................5 4.2Omschrijving van de organisatie............................................................................................................5 5Nieuw werkproces................................................................................................................................................6 5.1De aanleiding om een nieuw werkproces in te voeren..................................................................6 5.2Invoeren nieuw werkproces.....................................................................................................................6 6Invoeren van ‘De Nieuwsbrieven planning’................................................................................................7 6.1Plannen, Doen, Controleren en Actualiseren.....................................................................................7 6.2Plannen...........................................................................................................................................................7 6.3Doen.................................................................................................................................................................8 6.4Controleren....................................................................................................................................................8 6.5Actualiseren...................................................................................................................................................8 6.6Besluitvorming..............................................................................................................................................8 6.7Samenwerking..............................................................................................................................................8 6.8Communicatie...............................................................................................................................................8 7De Praktijk en Managementvaardigheden ..................................................................................................9 7.1PDCA fase.......................................................................................................................................................9 7.2Besluitvorming..............................................................................................................................................9 7.3Samenwerking..............................................................................................................................................9 7.4Communicatie...............................................................................................................................................9 8Reflectie................................................................................................................................................................10 8.1PDCA fase.....................................................................................................................................................10 8.2Problemen oplossen.................................................................................................................................10 8.3Leidinggeven of andere motiveren volgens de rollen van Quin...............................................10 8.4Persoonlijk profiel Insights Discovery................................................................................................11 9Literatuurlijst.......................................................................................................................................................13

• / 4