De opdracht uitstekend uitgevoerd zoals beschreven in de examen-informatie en omvat alle

ncoi module projectmanagement en organisatie reflectie aanbestedingsproject 1 / 3

ncoi module projectmanagement en organisatie reflectie aanbestedingsproject Voorwoord Cijfer

9 (100%)

Motivatie en verbeterpunten De opdracht uitstekend uitgevoerd zoals beschreven in de examen-informatie en omvat alle verplichte onderdelen. De samenvatting is toegevoegd en compleet. De student beschrijft de organisatie-context optimaal.De student beschrijf het initiatief tot dit project en de gemaakte stappen die geleid hebben tot de 'decision to justify'. De student beschrijft de impact en de besproken onderdelen van de project-opdracht aan de hand van de theorie, zoals afbakening, kwaliteit, beheersaspecten enz. en geef aan welke consequenties hieraan verbonden zijn.De student beschrijf de aangescherpte beheersaspecten in het projectmanagement- plan die geleid hebben tot de 'decision to fund', zoals afbakening/scope, kwaliteit, tijd, organisatie en risico's. Dit betekent dat een analyseer v.w.b.de impact van beschreven onderdelen aan de hand van de theorie voldoende wordt belicht en dat heeft gevolgen voor de eventuele consequenties die hieraan verbonden kunnen worden. De aanbevelingen zijn uitstekend onderbouwd.De bewaking van de uitvoering wordt beschreven. De reflectie, de impact van issues en wijzigingen op de bewaking van het project aan de hand van de theorie zijn voldoende beschreven. Bepaalde issues en wijzigingen zijn te herleiden naar zaken die niet goed geregeld zijn in plan van aanpak? De student geeft hierin aanbevelingen.De uitwerking van de opdracht is gestructureerd, leesbaar en begrijpelijk. Het taalgebruik helder en correct. De student verwijst op de juiste wijze naar de literatuur. De literatuurlijst is correct. Zeer goed. 2 / 3

ncoi module projectmanagement en organisatie reflectie aanbestedingsproject Samenvatting De afdeling Vakbekwaamheid van de X X x (X ), onderdeel van de Veiligheidsregio X X (X ), is een project gestart voor de aanbesteding van een nieuw Vakbekwaamheidsmanagementsysteem (VMS).De twee huidige systemen zijn aan het eind van de contractduur. Hiermee is een wettelijke verplichting ontstaan om een nieuw vakbekwaamheidsmanagementsysteem (VMS) aan te besteden.Projecten in de X worden bij voorkeur uitgevoerd volgens de methode Projectmatig Creëren (PMC).Dit gaat echter met vallen en op staan en dat blijkt ook uit deze reflectie.Het initiatief voor dit project komt van de afdeling Vakbekwaamheid. De opdrachtgever is de directeur X . Als projectleider wordt een externe projectleider geworven. In de loop van het project gaan een aantal issues spelen die het verloop van het traject tot vertraging en onduidelijkheid leiden.Het kost de projectleider veel energie om het project te proberen in goede banen te leiden.De conclusies in deze reflectie zijn op hoofdlijnen de volgende: In de projectvoorbereidingsfase is een projectbrief opgesteld. Deze was op onderdelen onvolledig en niet volgens de theorie uitgewerkt. Zo liepen doel en resultaat enigszins door elkaar. Een stakeholdersanalyse was niet uitgevoerd.Commitment voor dit project was er wel op het niveau van het MT-x echter er was geen besluit gevraagd op het niveau van de directieraad van de X . Hierdoor waren belangrijke stakeholders niet gecommitteerd aan dit project. Dit ging uiteindelijk een rol spelen in de uitvoeringsfase van het project.In de project definitiefase is de projectdefinitie verder aangescherpt middels een plan van aanpak. Er is niet gekozen om een projectstart-up te houden. Hierdoor is er een kans voorbijgegaan om de projectmedewerkers meer te betrekken bij het project en een bijdrage te laten leveren in het aanscherpen van de beheersaspecten. Van die beheersaspecten was bijvoorbeeld de risico’s onvoldoende uitgewerkt en was onduidelijk wat de kans en de impact van een risico en wie de eigenaar van het risico was.De bewaking van het project verliep moeizaam omdat het plan van aanpak op onderdelen niet volledig was. Er is geen gebruik gemaakt van een kwaliteitsmanagementsysteem. De X heeft een afdeling Kwaliteit, Audit & Control (KCA) over veel kennis op dit gebeid beschikt. Hier is echter in dit project geen gebruik van gemaakt.Van het project is een projecteindrapport geschreven waarin vooral de zakelijk is geëvalueerd. Het ontbreekt aan een evaluatie van de leerpunten over het verloop van het project. Dat is een gemiste kans. De X wil een lerende organisatie zijn en in vervolgprojecten had de kennis die dit project direct toegepast kunnen worden.De belangrijkste aanbeveling van dit project is dan ook om in de projectvoorbereidingsfase projectdefinitiefase meer tijd te besteden. Gezien de complexiteit van het project en de organisatie van de X is een stakeholdersanalyse een must. Het proces van PMC te volgen en in ieder geval een PSU te laten plaatsvinden is een andere belangrijke aanbeveling. Periodiek en gestructureerd voortgangsrapportages aanleveren aan de opdrachtgever met daarin aandacht voor alle beheersaspecten zal het project in de uitvoeringsfase ten goede komen. Tot slot is een evaluatie op het proces en het afsluiten van een project zowel formeel als informeel een laatste aanbeveling.

• / 3