Eindopdracht Masterclass Programmamanagement

Eindopdracht Masterclass Programmamanagement Essay

Is hogeschool XXXXX klaar voor Hybride werken en Leren?

Naam: XXXXXX

Studentnummer: XXXXXX

Onderwijsinstelling: NCOI Opleidingsgroep

Datum: 11 juni 2021

Opleiding: Professional Master Projectmanagement en Programmamanagement

Masterclass: Masterclass Programmamanagement

Docent: De heer A. te Velde

• / 4

1

Voorwoord

Voor u ligt ter afronding van mijn studie Masterclass programmamanagement mijn eindopdracht, welke onderdeel is van de “Professional Master Projectmanagement en Programmamanagement”, die ik volg aan het opleidingsinstituut NCOI.

Door COVID-19 heeft de hogeschool XXXXX te maken met vernieuwing van vraagstukken en richt zich niet op tijdelijke aanpassing van het onderwijs, maar op toekomstbestendige vernieuwing van het (hybride) onderwijs. Hiermee realiseert XXXXX de in de kwaliteitsafspraak geformuleerde ambities en maakt de hogeschool verbinding met de (langere termijn) strategie, zoals beschreven wordt in het Instellingsplan 2016 – 2022. Hogeschool XXXXX biedt voor studenten en professionals beroepspraktijk gericht onderwijs op acht verschillende locaties. Met ruim 26.000 studenten verbindt de hogeschool in Noord- en Zuid-Holland onderwijs, onderzoek en werkveld van gezondheidszorg tot economie en van techniek tot agrofood.

Op dit moment ben ik werkzaam als Teammanager facility services, waarbij ik verantwoordelijk ben voor de facilitaire dienstverlening van de locatie Haarlem. Hierbij geef ik leiding aan 22 medewerkers en ben ik verantwoordelijk voor de processen: gebouwbeheer, huisvesting, contracten, evenementen, AVM-ICT, frontoffice en communicatie. ISO staat voor de XXXXX Service Organisatie en zit verspreid over de acht locaties van XXXXX. ISO bestaat uit de afdelingen onderwijsservice, facilitaire services, decanaat en de veiligheidscoördinator. Verder ben ik projectmanager voor diverse projecten binnen ISO zoals deskundigheidsbevordering procescoördinatoren facilitair ISO locatie overstijgend, verder met de “Bedoeling” en bevordering van teamcohesie en samenwerking binnen ISO Haarlem. Op dit moment zijn wij ook bezig met het programma ondersteuning digitalisering van het onderwijs. Hier voeren wij als ISO actief het gesprek met het onderwijs over actuele onderwerpen, zoals de versnelde digitalisering van het onderwijs (hybride onderwijs en blended learning) en hoe wij als ISO daarbij het onderwijs kunnen ondersteunen en faciliteren.

Langs deze weg wil ik graag een aantal mensen bedanken. Allereerst wil ik mijn manager bedanken dat ik deze studie mocht doen. Verder wil ik mijn medestudenten bedanken voor de interactie van de interessante discussies en praktijkvoorbeelden tijdens de online bijeenkomsten. Als laatste wil ik mijn docent de heer A. ter Velde hartelijk bedanken voor de gestructureerde en vakkundige manier van lesgeven en de leerzame online bijeenkomsten.

XXXXXX

• / 4

2

Samenvatting De wereld verandert voortdurend en dit heeft grote impact op globalisering, digitalisering, duurzaamheid en markt- en branchevervaging. Sinds maart 2020 werkt hogeschool XXXXX vanwege Covid-19 grotendeels vanuit huis, verzorgt en ondersteunt de hogeschool het onderwijs grotendeels online. Deze periode heeft een enorme versnelling gebracht op gebied van digitalisering en vernieuwing van het onderwijs. Wanneer Corona in 2021 op enig moment achter de rug is, is de verwachting dat XXXXX niet weer terug zal gaan naar de “oude manier” van werken, maar dat er veeleer een hybride vorm van werken zal ontstaan. Vanuit het College van Bestuur is het verzoek gekomen tot het opstellen van een XXXXX visie op hybride werken en leren. De slogan van hogeschool luidt: “Durf te Leren”, met de kernwaarden “Persoonlijk & Dichtbij”, wat betekent dat de hogeschool investeert in duurzame relaties. Dit houdt in dat er servicegericht en snel gereageerd wordt op wat studenten, collega’s of externe stakeholders van de hogeschool vragen. Maar wat voor effect heeft hybride werken en leren eigenlijk op de kernwaarden “Persoonlijk en Dichtbij”? Dit resulteert in de volgende stelling:

“Zonder programmamanagement behaal t hogeschool XXXXX haar strategische doelen niet”.

Hogeschool XXXXX krijgt steeds meer te maken met grote programma’s en wordt genoodzaakt om een eenduidige manier van projectmanagement te hanteren. Visie op programmamanagement is een aanpak voor complexe strategische vraagstukken ten behoeve van de hele organisatie die aansluiten bij de missie, visie en kernwaarden van de hogeschool. Het kan hierbij gaan over een eenvoudig zoekproces tot een zeer complex maakproces. Een programma biedt een bijzondere vorm van structuur, organisatie met een bepaald besluitvormingsmandaat. Maar een programma staat ook voor een gemeenschappelijke ambitie en is gericht op veranderingen, waarbij je overzicht dient te houden op de verschillende knelpunten, zorgt voor coördinatie en creëert regie binnen de organisatie.

Is hogeschool XXXXX in staat om de strategische doelen zonder programmamanagement vorm te geven? Hierbij is mijn antwoord NEE. Naar mijn mening is het van essentieel belang om een programma hybride werken en leren op te zetten, gezien de complexiteit van de verandering binnen de hele organisatie. Het betreft alle lagen van de organisatie inclusief het primair proces, de student. Een gestructureerde projectmatige aanpak is hierbij van groot belang. Portfoliomanagement is een systeem is dat helpt bij het besturen van alle projecten binnen een organisatie. Hierbij is van groot belang dat portfoliomanagement gekoppeld moet zijn aan de strategische doelen of de ambitie van een organisatie.Binnen organisaties worden veel transities uitgevoerd en dit kan niet zonder projectmanagement. De methoden van projectmanagement zorgen voor een optimaal en gestructureerd verloop om een transitie van A naar B te ondergaan. Het is van groot belang dat de samenhang en raakvlakken met andere projecten inzichtelijk zijn. Dit is werken in gezamenlijkheid.

Een programma brengt altijd veranderingen met zich mee. Om deze (unieke) veranderingen optimaal te laten verlopen is een goede veranderstrategie van essentieel belang. Elke strategie heeft eigen kenmerken, waarbij het van belang is welke kenmerken relevant zijn voor het doorvoeren van de verandering. Voor het inrichten van programmamanagement zijn een viertal criteria opgesteld om zo te komen tot de beste veranderstrategie. Het gaat om het veranderdoel, urgentie van het vraagstuk, cultuur van de organisatie en de persoonlijke voorkeur van de programmamanager.De organisatiecultuur bepaalt het succes van de veranderstrategie en is gebaseerd op diepere patronen binnen een organisatie, de collectieve waarden en normen en het gedrag dat daaruit voortkomt.Eigenlijk kies je voor een programma wanneer het op een ‘normale’ manier realiseren van de strategische verandering naar verwachting niet lukt.

De programma-organisatie is niet alleen de organisatie van concrete activiteiten en werkzaamheden ten behoeve van het opleveren van het resultaat, maar binnen programma’s gaat het ook om de rol en taakverdeling van de ondersteuning, planning & control, interne besluitvormingen en communicatie. De kerntaak van het organiseren van een programma-organisatie is het organiseren van de voortgang en de samenhang in het programma. Besluitvorming kan via drie sturing varianten plaatsvinden namelijk regie, volledige bevoegdheden of budget. Een duidelijke structuur en heldere rolverdeling moet komen tussen verantwoordelijkheden, rollen, taken van de stuurgroep, opdrachtgever, programmamanager, projectleider, projectleden en eventueel het klankbord. Het opstellen van een programmaplan, businesscase en communicatieplan zijn van essentieel belang.

De sturing van een programma-aanpak bestaat uit drie hoofdprocessen: vaststellen van het programma, besturen van de uitvoering en het autoriseren van (aanpassingen in) het programma. Het verzamelen van sturingsinformatie, rapporteren, verantwoorden en afrekenen binnen een programma is hierbij van essentieel belang. Daarbij is een duidelijke visie, besturingscriteria en voortgangsbewaking van groot belang. Als dit niet helder is, is de kans van slagen minimaal. Dit geldt voor een programma, maar ook voor een project. 3 / 4

3

Inhoudsopgave

Voorwoord 1 Samenvatting 2 Inhoudsopgave 3

• Inleiding 4
• Centrale deel 5

Visie op programmamanagement 5 Relatie met portfolio- en projectmanagement 6 (In)richten van programmamanagement 7 Organiseren van programmamanagement 8 Sturen in programmamanagement 9

• Conclusie 10
• Persoonlijke reflectie 12

Literatuurlijst 13

• / 4