Gemaakt door F.T. van Straaten

Gemaakt door F.T. van Straaten Inkoop in de publieke sector

Bij inkopen in de publieke sector moet altijd rekening worden gehouden met maatschappelijke waarden, transparantie en economische en ecologische impact.

Inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat. De publieke sector omvat alle organisaties en instellingen die op de een of andere manier activiteiten ontplooien die in het algemeen belang zijn en die voor het grootste deel door de overheid worden gefinancieerd.

Het inkoopproces bestaat uit drie fasen:

• De voorbereidingsfase

o Stap 1: voortraject. Collega’s met expertise en marktonderzoek inclusief

risico’s in kaart brengen

o Stap 2: specificeren. De scope, planning en aanpak worden vastgesteld.

Ook wel opdrachtomschrijving, raming en aanbestedingsstrategie.

• De tactische of initiële inkoop

o Stap 2: specificeren. Vertalen van behoefte

o Stap 3: selecteren. Leveranciers die de opdracht mogen uitvoeren.

o Stap 4: Contracteren. Overeenkomst wordt gesloten inclusief het

vastleggen van de condities en voorwaarden.

• De operationele inkoop

o Stap 5: bestellen. Uitvoeren van de overeenkomst

o Stap 6: Bewaken. Komt de uitvoering overeen met de afspraken?

o Stap 7: Nazorg. Maken, controleren en archiveren van het inkoop- en

aanbestedingsdossier inclusief de conclude stap van CM.Nevi onderscheidt drie niveaus in de inkoopfunctie van werkzaamheden die tijdens het inkoopproces moeten worden uitgevoerd. Op ieder niveau worden randvoorwaarden gecreëerd voor het onderliggende niveau, terwijl het bovenliggende niveau de noodzakelijke gegevens levert voor de niveaus daarboven. 1 / 4

Gemaakt door F.T. van Straaten

• Strategische inkoper

De strategisch inkoper bepaalt de visie op de lange termijn binnen de kaders van het organisatiebeleid. Activiteiten zijn het opstellen van een inkoopvisie en -missie, ontwikkelen van inkoopbeleid en -doelen, bepalen en verbeteren van het inkoopproces, uitvoeren van inkoopdiagnoses en bepalen van de brede inkoopstrategie.De inkoopmissie en - visie worden vertaald in een inkoopbeleid met concrete inkoopdoelen en algemene uitgangspunten.Een koers wordt vaak SMART geformuleerd; Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsbestek.Inkoopbeleid sluit vaak aan bij modelverklaringen van koepelorganisaties en periodieke evaluatie is gewenst. Succesvol inkoopbeleid is te toetsen met een kwalitatieve of kwantitatieve inkoopdiagnose met betrekking tot spend (voor wie, wat, waar?), organisatie (inkooptaken en -verantwoordelijkheden & door wie), met welke tools en procedures. Met deze managementinformatie kan je sturen op inkoop (kosten, kwaliteit en omvang). 2 / 4

Gemaakt door F.T. van Straaten

• Tactische inkoper

De tactische inkoper bepaalt wie wat mag leveren inclusief de voorwaarden. Dit wordt vastgelegd in een Programma van Eisen (PvE). Het specificeren zorgt voor een beste prijs-kwaliteitsverhouding. De inhoudelijke eindverantwoordelijkheid ligt doorgaans bij de specialist. De tactische inkoper controleert de behoefte, beoordeelt de haalbaarheid en bepaalt de aanbestedingsstrategie.

• Operationeel inkoper

Operationele inkoop betreft activiteiten die gerelateerd zijn aan bestellen, bewaken en nazorg (contractbeheer en -management).

• Ondersteunende activiteiten

Deze activiteiten scheppen de voorwaarden voor een goede uitvoering van de inkoopactiviteiten.

Afhankelijk van de professionalisering, ontwikkeling, inkoopvolume, wat ingekocht wordt en het type organisatie is de inkoopfunctie centraal decentraal of gecoördineerd ingericht.

• Bij een centrale inkooporganisatie is één afdeling verantwoordelijk voor de

inkoop van de gehele organisatie, waarbij voor de operationele inkoop gekozen kan worden voor een decentrale inkoop (uitgevoerd door de gebruiker). Voordelen zijn een positief effect op rechtmatigheid, (financiële) doelmatigheid, uniformiteit en een heldere communicatie. Nadelen zijn het gebrek aan draagvlak, onvoldoende praktijkgerichte afgesloten overeenkomsten en een vertragend of inflexibel effect.

• Bij een decentrale inkooporganisatie vindt de gehele tactische en operationele

inkoop in de verschillende afdelingen van de organisatie plaats. Hierbij liggen (resultaat) verantwoordelijkheden integraal bij een afdelingshoofd or directeur.Voordelen zijn flexibiliteit, snelheid, meer draagvlak door vrijheid voor inkopen door budgethouders zelf. Nadelen zijn een omslachtige communicatie, het bewaken en naleven van Europese wetgeving is lastiger, versnippering door onvoldoende sturing en daarmee achterblijvende (financiële) inkoopresultaten & complexiteit bij de opbouw en borging van kennis.

• Bij de gecoördineerde inkoop worden de voordelen van de coördinatie en

afstemming vanuit de centrale en decentrale inkoop gecombineerd met het draagvlak en behoud van beleidsvrijheid. Recht- en doelmatigheid neemt toe.Samenwerking zorgt voor efficiëntie en standaardisatie in het aanbestedingsproces. Helaas kost dit wel extra fte’s. 3 / 4

Gemaakt door F.T. van Straaten Aanbestedende diensten kunnen kiezen om samen te werken op het gebied van inkoop met als doel bundeling van volumes (let op; aanbestedingswet), efficiëntie, professionalisering, vergroten van inkoopkennis, specialisatie, ontwikkeling en tools, kosten- en risicoreductie & uitwisseling van personeel.

Een goed functionerende inkoopafdeling kan de algehele operationele efficiëntie verbeteren, rechtmatigheid, kosten besparen, risico’s beheersen, duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid, innovatie en bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van de publieke organisatie.

Stakeholdermanagement Een stakeholder is een persoon of partij die zelf invloed ondervindt van of kan uitoefenen op inkoop, in positieve of negatieve zin. Baat bij goed resultaat of last van slecht resultaat. Je hebt interne en externe stakeholders, maar ook directe (primaire) stakeholders en indirecte (secundaire) stakeholders met betrekking tot invloed.Belangrijkste groepen binnen de publieke sector zijn het bestuur/ directie, medewerkers van organisatie en de maatschappij. Van belang is kennis over machtsverhoudingen, relaties en communicatieve vaardigheden. Een stakeholderanalyse geeft inzicht in de belangrijkste stakeholders en in hoe er met stakeholders moet worden omgegaan.

• Inventariseer alle betrokken partijen. Je kan hiervoor een relatieschema maken,

zoals het procesmanagementmodel RASCI

• / 4