Managementsamenvatting

• / 5

Managementsamenvatting In 2022 werd X opgericht door drie vrienden met de missie om beter eten voor iedereen toegankelijk te maken. Het voedsel moet goed zijn voor de wereld, het milieu én de mensen.Werken bij X gebeurt volgens de kernwaarden: Neem je verantwoordelijkheid, Durf te doen, Doe het samen en Geniet ervan.Binnen X is de afdeling Operations verantwoordelijk voor alle processen van goederenontvangst tot bezorging van de boodschappen bij klanten. De belangrijkste doelstellingen zijn het percentage niet-geleverde producten, het percentage klachten, het percentage niet-bezorgde producten en de bezorgprecisie.Het herontwerp richt zich specifiek op de afdeling Warehouse, met name op het microproces van het ontvangen en verwerken van inkomende goederen.In de huidige situatie is de verantwoordelijkheid van dit proces niet vastgelegd. Er is geen specifieke organieke structuur en dus ook geen duidelijke personele indeling. Goederen worden door diverse medewerkers ontvangen, die vaak niet voldoende tijd of kennis hebben om dit proces efficiënt te organiseren. Dit leidt regelmatig tot verlies of beschadiging van goederen.Het doel is om de COO van X voor 1 juni een organisatorisch herontwerp voor het inkomende goederenproces aan te bieden. Dit herontwerp wordt opgesteld met behulp van de socio-technische benadering, met als resultaat een efficiënt proces, gemotiveerde medewerkers en een verhoogde regelcapaciteit.Huidige organisatie en regimes Binnen de organisatie is het bureaucratische regime dominant. Het Pick-proces kan worden gezien als een lopende- bandorganisatie, waarbij werk in verschillende stations is opgesplitst. Per station is het werk duidelijk afgebakend en gestructureerd. De meeste medewerkers in het warehouse voeren tijdens een shift slechts één taak uit. Het ICT-systeem ondersteunt controle en standaardisering, wat wijst op een moderne bureaucratie.Op het hoofdkantoor is daarnaast een flexibel regime aanwezig.Belangrijke ontwerpcriteria

Voor het herontwerp zijn de volgende functionele eisen essentieel:

Efficiencybeheersing Logistieke procesbeheersing Kwaliteitsbeheersing Kwaliteit van arbeid 2 / 5

De procesparameters en omgeving maken efficiëntie en beheersing noodzakelijk. Kostenbeheersing is cruciaal in een operatie zoals deze. Tegelijkertijd zorgen de visie en missie van X ervoor dat kwaliteitsbeheersing een prominente rol speelt en daarom in het herontwerp moet worden geïntegreerd. Om kwaliteit en betrouwbaarheid te waarborgen, zijn betrokken en gemotiveerde medewerkers nodig.Daarom is kwaliteit van arbeid een belangrijk aandachtspunt. Dit kan worden bereikt door medewerkers afwisselende taken te geven en hen verantwoordelijkheden toe te vertrouwen. Ook de regelcapaciteit moet in het herontwerp worden vergroot om gemotiveerde verantwoordelijkheid te stimuleren.Het herontwerp Het herontwerp omvat de oprichting van een nieuwe afdeling die verantwoordelijk wordt voor alle taken binnen het proces van ontvangen en verwerken van goederen. De microstructuur van deze afdeling is een sterstructuur, waarin alle medewerkers dezelfde functie hebben en gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor de taken. Er is geen wederzijdse afhankelijkheid, maar medewerkers kunnen wel verschillende verantwoordelijkheidsgebieden krijgen. Deze keuze ondersteunt de regelcapaciteit.De nieuwe afdeling zorgt voor een duidelijke afbakening van het werk, waardoor eigenaarschap binnen het proces wordt vergroot. Hoewel er op papier meer knooppunten ontstaan, leidt dit in de praktijk tot minder verwarring: iedereen weet precies bij wie men terecht kan bij problemen.Medewerkers krijgen meer ruimte om prioriteiten te stellen en keuzes te maken in hun taken. Hierdoor neemt de regelcapaciteit daadwerkelijk toe.De uitbreiding van regelcapaciteit leidt tot een hogere motivatie bij medewerkers. Daarnaast biedt de nieuwe afdeling ontwikkelingsmogelijkheden. Het werk vereist meer kennis en vaardigheden dan op de afdelingen Pick en Prep.Medewerkers krijgen de kans om structureel andere, meer verantwoordelijke werkzaamheden uit te voeren, wat een positief effect heeft op motivatie en persoonlijke groei.Resultaten Door het herontwerp ontstaat een efficiënter, overzichtelijker en beter beheersbaar proces van inkomende goederen.De medewerkers hebben duidelijk omschreven verantwoordelijkheden, een hogere regelcapaciteit en mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling. Hierdoor worden kwaliteit, betrouwbaarheid en motivatie binnen het warehouse significant verbeterd. 3 / 5

Voorwoord Als tweede vak van de Masteropleiding Management, Culture & Change stond vanaf eind februari 2021 de masterclass Toegepaste Organisatiekunde op de agenda. Voor mij betrof dit een volledig nieuw vakgebied, waarmee ik nog geen eerdere ervaring had. De eerste masterclass, Organisatiepsychologie, had daarentegen veel raakvlakken met mijn opleiding tot sport- en prestatiepsycholoog.Vol energie en enthousiasme begon ik aan de masterclass. De kennis die ik hier zou vergaren, zou mij waardevolle inzichten bieden die ik direct kon toepassen in mijn werk als teamlead en trainer bij X, een start-up digitale supermarkt met bezorgservice.X is sinds november 2022 actief op de markt en heeft sindsdien een explosieve groei doorgemaakt. Begin dit jaar werd tijdens een Series B-financieringsronde circa 35 miljoen euro opgehaald. Dit kapitaal wordt ingezet om de organisatie naar een hoger niveau te tillen. We bevinden ons dus in een dynamische fase, met groei in het aantal orders, medewerkers en locaties. Dit heeft directe gevolgen voor de manier waarop de organisatie functioneert. Het vereist voortdurend aandacht om te bepalen welke organisatorische veranderingen nodig zijn om op hoog niveau te blijven presteren.In het warehouse wordt dagelijks een complex logistiek proces uitgevoerd. Leveranciers leveren goederen aan, waarvan een deel dezelfde dag alweer het warehouse verlaat. Tegelijkertijd worden via verschillende kanalen dagelijks boodschappen bij klanten van X bezorgd.Door de snelle groei van de organisatie in het afgelopen jaar zijn sommige processen nog niet aangepast aan de huidige complexiteit. Dit leidt tot minder efficiëntie dan mogelijk zou zijn. Juist hierin liggen kansen en uitdagingen voor mij: onderzoeken hoe werkprocessen verbeterd kunnen worden, met behoud van de kernwaarde van X dat medewerkers plezier hebben in hun werk.Binnen X vervul ik twee rollen. Als teamleider OPS stuur ik een team aan “op de vloer” in het warehouse tijdens het productieproces. Daarnaast ben ik actief als performance consultant. In deze rol ontwikkel ik programma’s die bijdragen aan de groei van medewerkers, zodat zij beter in staat zijn bij te dragen aan de realisatie van de bedrijfsdoelstellingen.Met veel plezier heb ik gewerkt aan dit eindproduct. Dit plezier is mede te danken aan de fijne groep medestudenten met wie ik de lessen heb gevolgd. Hiervoor wil ik mijn medestudenten en de docent hartelijk bedanken.Ik wens u veel plezier bij het lezen van dit eindproduct. 4 / 5