Mijn naam is Karst en ik volg de 1-jarige NCOI-opleiding hbo-management. Ik ben sinds 2017

• / 4

Voorwoord

Mijn naam is Karst en ik volg de 1-jarige NCOI-opleiding hbo-management. Ik ben sinds 2017 Werkzaam bij X waar ik begonnen ben als planner en ik sinds 2018 ben aangesteld als supervisor voor de afdeling routegebonden vervoer. Mijn afdeling verzorgt het vervoer voor kinderen naar speciaal onderwijs en het vervoer voor jongeren en ouderen naar dagbesteding of dagbehandeling.Ik stuur het team aan en lever wekelijks rapportages op. Mede omdat ik van collega naar leidinggevende ben gegaan heb ik ervoor gekozen om de één jarige opleiding HBO Management te gaan volgen. Mijn doel is om de kennis die ik met deze opleiding op doe in te zetten om mijn team zo goed mogelijk aan te sturen en als organisatie te groeien.

Deze moduleopdracht is ter afsluiting van een onderdeel van mijn opleiding “HBO Management”, de module “Managementvaardigheden”. De opdracht beschrijft de implementatie van een nieuwe applicatie voor de afdeling planning. Vervolgens wordt de opdracht afgesloten met een zelfreflectie van mijn eigen managementvaardigheden vergeleken met de omschreven gewenste managementvaardigheden gevolgd door een omschrijving van wat dit betekent voor mijn persoonlijke ontwikkeling.

Deze moduleopdracht schrijf ik ook voor het management van X met als doel ter ondersteuning van de implementatie van een nieuwe applicatie. Omdat het een doorlopend proces is heb ik gebruik gemaakt van de PDCA-cyclus met als achterliggend doel: hoe krijgen we onze (ervaren) medewerkers enthousiast voor het nieuwe systeem en betrokken bij de daarbij behorende nieuwe werkwijze.

• / 4

Samenvatting X is een regiecentrale die in opdracht van 9 gemeenten en in samenwerking met een gecontracteerde taxibedrijven (nader te noemen als vervoerders) het vervoer verzorgt voor onze kwetsbare medemens. Het concept van een regiecentrale is als volgt: de betrokken gemeenten zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van een kloppende en duidelijke vervoersopdracht richting X .Dit gebeurt op basis van de aanvraag die zij ontvangen van of namens een reizigers. X is vervolgens verantwoordelijk voor het inplannen van de reizigers en communiceert dit met de contracteerde vervoerder(s). X bestaat inmiddels 5 jaar en heeft als organisatie een enorm zware start gehad. Zoals ze zeggen “vertrouwen komt te voet en gaat te paard”. Doordat er het afgelopen jaar al enorme stappen zijn gezet op het gebied van klantgerichtheid, communicatie en systemen is er besloten om naar een meer geautomatiseerde werkwijze te gaan.

In het eerste deel van mijn moduleopdracht omschrijf ik een praktijksituatie die op het moment in beweging is en die concrete consequenties heeft voor mijn team. De omschreven praktijksituatie is de implementatie van een nieuwe applicatie voor het maken van de planning. In mijn beschrijving geef ik aan wat het probleem is dat ten grondslag ligt aan de nieuwe ontwikkeling, ik ligt de besluitvorming toe, wat de gevolgen zijn en welke managementvaardigheden er van belang zijn. Al deze aspecten onderbouw ik met de kennis die ik heb opgedaan tijdens de module “managementvaardigheden”. Het probleem wat ten grondslag ligt is het mutatieproces. Hiermee bedoeling het proces vanaf de aanmelding tot aan de uitvoering. Een proces als dit wat vanzelf zou moeten gaan, is op dit moment nog een zeer bewerkelijk doordat er veel handmatige handelingen verricht moeten worden. Dit is zeer foutgevoelig en daarbij gaat de informatie op dit moment over te veel schijven.

In hoofdstuk drie neem ik u mee in het proces van de implementatie. Hierbij heb ik gebruik gemaakt van de PDCAkwaliteitscirkel van Deming Eppink, Melker, & Tack. (2011). Bouwstenen van management en organisatie (vierde editie). Hilversum, Nederland: Concept uitgeefgroep. De vier punten: plan, do, check en act zijn hierin uitgewerkt. Wat is de huidige situatie en waar willen we naartoe, wat is hiervoor nodig en hoe verloopt het geplande proces. Er is gekozen om door te bouwen op één van de huidige systemen. Dit vanwege kostenbesparing en de ontwikkelaar was zelf ook op zoek naar een volledig pakket met meerdere mogelijkheden. De nieuwe planmodule biedt de mogelijkheid voor een automatische planner. Dit heeft als gevolg dat er geen data-entry fouten voorkomen, directe communicatie met de vervoerders en gemeenten en een goede aansluiting op het voortraject.

Hoofdstuk vier beschrijft de aandachtsgebieden om managementniveau en benoemt de nodige managementvaardigheden die van belang kunnen zijn voor een goed verloop van de implementatie.De medewerkers zijn door hun ervaringen met de systemen binnen de organisatie en het vakgebied deels sceptisch en terughoudend over de nieuw planmodule. Het is dus aan het management de taak om de medewerkers klaar te stomen voor de nieuwe ontwikkelingen en ze hierin mee te nemen.

Tot slot zal ik eindigen met een kritische zelfreflectie waarin ik omschrijf wat de nodige managementvaardigheden betekenen voor mijn persoonlijke ontwikkeling. 3 / 4

Inhoud Hoofdstuk 1 Inleiding.............................................................................................................................5 1.1 Organisatiebeschrijving................................................................................................................5 1.2 Organisatiecultuur........................................................................................................................5 Hoofdstuk 2 Implementatie nieuwe applicatie.......................................................................................6 2.1 Situatiebeschrijving.......................................................................................................................6 2.2 Mogelijke consequenties..............................................................................................................6 Hoofdstuk 3 Procesbeschrijving.............................................................................................................7 3.1 Plan (afspreken)............................................................................................................................7 3.2 Do (doen, het realiseren en registreren van de output)...............................................................7 3.3 Check (evalueren).........................................................................................................................7 3.4 Act (bijstellen, evalueren en ingrijpen).........................................................................................8 3.5 Besluitvorming..............................................................................................................................8

3.5.1 Probleemstelling....................................................................................................................8

3.5.2 Oplossingsrichting..................................................................................................................8

3.5.3 Kiezen....................................................................................................................................9

3.3 Rolverdeling..................................................................................................................................9 3.3 Communicatie aandachtspunten................................................................................................10 Hoofdstuk 4 Management aandachtspunten en vaardigheden...........................................................11 4.1 Management aandachtspunten..................................................................................................11 4.2 Managementvaardigheden........................................................................................................11 Hoofdstuk 5 Zelfreflectie......................................................................................................................12 5.1 Vergelijking managementvaardigheden.....................................................................................12 Literatuurlijst........................................................................................................................................14 Bijlage 1: Cultuurtypering Quinn en Cameron......................................................................................15 Bijlage 2: PDCA-cyclus X........................................................................................................................16 Bijlage 3: RACI model............................................................................................................................16 Bijlage 4: Big-five persoonlijkheidstest.................................................................................................17

• / 4