.png){kind=logo}
- / 4
Voorwoord Mijn naam is Manon de Rooy, ik ben 22 jaar en woonachtig in Groningen.In mijn vrije tijd geniet ik van sociale activiteiten, een saunabezoek af en toe, schilderen en vrijwilligerswerk.Na afronding van mijn mbo-opleiding ben ik begonnen als secretaresse via verschillende uitzendbureaus. Vervolgens werd ik aangenomen bij de x N.V. als directiesecretaresse, waar ik waardevolle ervaring opdeed in managementondersteuning onder leiding van de toenmalige directeur x.In de periode daarna heb ik bij uiteenlopende organisaties gewerkt, waaronder het ministerie van x, x, het x en x, telkens ter ondersteuning van directies.Sinds 2024 ben ik werkzaam bij het UWV als Rayonsecretaris onder leiding van x, Rayonmanager x.Het plezier in mijn functie haal ik uit de variatie in dagelijkse werkzaamheden en uit het voortdurend verbeteren van de dienstverlening aan interne klanten van het x.Hoewel ik in mijn rol geen leidinggevende taken vervul, blijf ik mij professioneel ontwikkelen. Door de opleiding HBO Office Management te volgen, wil ik mijn kennis verder verdiepen en uitbreiden. 2 / 4
Samenvatting Deze moduleopdracht richt zich op het implementeren van een gestructureerd werkproces voor het verzamelen en verzenden van gegevens voor nieuwsbrieven binnen UWV Werkbedrijf Rayon X . Het doel is het creëren van een efficiënter, overzichtelijker en voorspelbaar proces, dat zowel de kwaliteit van de content als de werkervaring van medewerkers verbetert.Op dit moment verloopt het opstellen en verspreiden van nieuwsbrieven binnen het rayon grotendeels ad-hoc en ongepland. Nieuwsbrieven worden vaak pas in de late avonduren samengesteld, wat een directe invloed heeft op alle betrokken medewerkers. Dit betreft zowel medewerkers van de staf als het operationeel management die verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van content. Het huidige proces brengt een verhoogde werkdruk met zich mee en kan een negatieve impact hebben op de werk-privébalans. Een verstoorde balans vergroot bovendien het risico op langdurige uitval door overbelasting, wat de continuïteit van het werk binnen het rayon kan bedreigen.Het implementeren van een nieuw werkproces zal initieel waarschijnlijk op weerstand stuiten bij de betrokken medewerkers (Dijkstra & Wildschut, 2016). Het vereist namelijk in eerste instantie extra tijd en inzet, omdat medewerkers hun werkwijze moeten aanpassen aan een gestructureerd systeem. Het beoogde resultaat is echter een helder en meetbaar werkproces waarin duidelijk wordt wanneer en welke gegevens moeten worden aangeleverd. Deze gegevens worden vervolgens verwerkt in een planning en geïntegreerd in de agenda’s van de betrokken medewerkers, zodat iedereen inzicht heeft in deadlines en verantwoordelijkheden. Op deze manier wordt het nieuwe proces duurzaam geborgd.Het werkprocesplan zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan het managementteam (MT), zodat het organisatorisch wordt verankerd. Dit sluit aan bij de missie van UWV Werkbedrijf Rayon X : het bevorderen van een bevlogen en vitale medewerker. Het rayon streeft ernaar medewerkers te hebben die autonoom en met eigenaarschap hun werk uitvoeren, voortdurend leren en zich zowel op professioneel als persoonlijk vlak ontwikkelen. Het nieuwe werkproces draagt bij aan deze cultuur, waarin samenwerking, respect en transparantie centraal staan.Voor de borging van het werkproces wordt gebruikgemaakt van de PDCA-cyclus (Deming, 1950). In de Planfase wordt vastgesteld hoe de informatiestroom van de nieuwsbrieven verloopt en hoeveel tijd beschikbaar is voor het aanleveren van content. Het primaire doel is het reduceren van ad- hocwerkzaamheden, het voorkomen van verouderde content en het zorgen dat nieuwsbrieven tijdig en volledig worden verzonden.De effectiviteit van het nieuwe werkproces wordt maandelijks gemonitord via de maandrapportage.Hiervoor worden KPI’s opgesteld per nieuwsbrief, met als doel het terugbrengen van contentfouten van 10% naar 5%. Daarnaast wordt de tijd voor het aanleveren van content gehalveerd, van 30 dagen naar 14 dagen. 3 / 4
- / 4
.png)