ncoi eindopdracht module management en organisatie voorbeeld organisatiebeschrijving

ncoi eindopdracht module management en organisatie voorbeeld organisatiebeschrijving 1 / 4

ncoi eindopdracht module management en organisatie voorbeeld organisatiebeschrijving Voorwoord Mijn naam is X en ik woon in Leiden. Na het behalen van mijn HAVO diploma ben ik gaan werken. In eerste instantie in het bankwezen in de functie van verkoopadviseur en assistent private banking. Later bij de gemeente Leiden. Hier ben ik begonnen als secretaresse bij het team HRM, maar vervolgens al snel in de functie van projectmedewerker.In de tussentijd werden de bedrijfsvoering afdelingen, waaronder HRM, van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude ondergebracht in het ORGANISATIE, NAAM. Binnen deze nieuwe organisatie ben ik de functie van procescoördinator en vervolgens kwaliteitsmedewerker gaan uitvoeren. In deze laatste functie keek ik vooral naar knelpunten en verbeteringen in salarisprocessen.Echter kwam er een nieuwe uitdaging op mijn pad en ben ik sinds 1 juli 2021 onderdeel van het vakteam communicatie. In deze functie word ik bij HRM projecten betrokken voor advies en uitvoering op gebied van communicatie. In deze hoedanigheid ben ik in de gelegenheid gesteld om de tweejarige opleiding HBO communicatie te volgen.De moduleopdracht schrijf ik voor de onafhankelijke beoordelaar die deze voor NCOI beoordeeld.Dit verslag is geschreven voor de module management en organisatie dat onderdeel is van de opleiding HBO Communicatie. In deze module heb ik kennis mogen maken met de verschillende organisatie- en managementmodellen. Met deze modellen heb ik geleerd dat een organisatie is opgebouwd uit verschillende bouwstenen en dat deze bouwstenen op elkaar moeten aansluiten om een succesvolle organisatie te kunnen zijn. 2 / 4

ncoi eindopdracht module management en organisatie voorbeeld organisatiebeschrijving Samenvatting Deze moduleopdracht is geschreven voor de module management en organisatie en bestaat uit een organisatiebeschrijving van het ORGANISATIE NAAM en het team HRM.Binnen NAAM zijn de bedrijfsvoeringafdelingen van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude ondergebracht. Deze gemeenten zijn eigenaar en partner van NAAM. NAAM helpt deze gemeenten in de Leidse regio hun (gezamenlijke) maatschappelijke opgaven te realiseren, zodat zij de best mogelijke dienstverlening kunnen bieden aan burgers en bedrijven en hun focus op ‘buiten’ te houden. Het team HRM verzorgt voor de bijna 3000 medewerkers in de Leidse regio alle HRM-zaken. Onder andere de salarisbetalingen, leren en ontwikkelen en werving en selectie.In de macro- en meso-omgeving zijn de externe omgevingsfactoren van de organisatie in kaart gebracht. De macro omgeving omvat factoren waar de organisatie geen invloed op kan uitoefenen. De macro-omgeving van NAAM is uitgevoerd aan de hand van de DESTEP factoren. Hieruit blijkt dat vanwege de toenemende vergrijzing en de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt het steeds moeilijker wordt om vacatures vervuld te krijgen.Wat hier ook bij meespeelt is het feit dat het als overheidsinstantie lastig om te concurreren qua salaris met hetzelfde type functies in een commerciële sector.De meso-omgeving omvat de gehele bedrijfstak. De meso-omgeving zijn de factoren waarmee de organisatie indirect op de omgeving kan inspelen. Met behulp van TICAP is deze meso-omgeving geanalyseerd. De deelnemende gemeenten kunnen door het afstemmen van lokale arbeidsvoorwaarden op de wensen van (toekomstige) medewerkers, de concurrentie aangaan met andere gemeenten. Met als doel deze medewerkers te (blijven) boeien en binden.Via het 7S model van McKinsey is gekeken naar de micro-omgeving. De micro-omgeving draait om de factoren waarmee een onderneming direct kan inspelen op de omgeving. Bij de micro-omgeving draait het om sterke en zwakke punten van de onderneming. Wat doet men goed, wat kan er beter? Hieruit is naar voren gekomen dat de behoefte van de partners in advisering niet (altijd) hetzelfde zijn. Ook zijn ontwikkelingen binnen de betrokken gemeenten verschillend. Hierdoor moet steeds op zoek worden gegaan naar overeenstemming tussen de diverse partijen. Dit komt de kwaliteit en doorlooptijd van de dienstverlening niet ten goede.De leiderschapsstijl van de organisatie komt het meest overeen met de leiderschapsstijl van Hersey en Blanchard. Bij dit model is het belangrijk om per situatie de leiderschapsstijl af te stemmen op de behoefte van de medewerker. Op deze manier worden medewerkers goed begeleidt, hun talenten benut en kunnen zij zich verder ontwikkelen.NAAM is ingericht als uitgavencentrum. De bedrijfsvoering afdelingen zijn ondersteunend aan de organisaties die ze bedient. De prestaties zijn niet goed te meten, de uitgaven zijn dit echter wel.De standaard processen zijn beschreven in de modelleringstool Engage. Vanuit periodieke controles worden de HRM-processen voortdurend kritisch onder de loep worden genomen. Dit gebeurt met behulp van inzichten vanuit Lean.De organisatie is functioneel ingedeeld in de vorm van teams. Elk team wordt hiërarchisch aangestuurd door een teammanager, die integraal verantwoordelijk is voor de producten en diensten die het team levert. De organisatiestructuur is deels als machineorganisatie (bureaucratisch) ingedeeld. Veel processen zijn waar mogelijk gestandaardiseerd en ingericht conform de Cao Gemeenten en overige wet- en regelgeving. Ook is NAAM deels ingedeeld als innovatieve organisatie, er is een ondersteunende staf en er vindt onderlinge afstemming en overleg tussen de verschillende teams plaats. 3 / 4

ncoi eindopdracht module management en organisatie voorbeeld organisatiebeschrijving Aan de hand van de besproken bouwstenen is de organisatiestructuur en positie van NAAM in kaart gebracht. Hierdoor is duidelijk naar voren gekomen wat de verbeterpunten zijn.

• / 4