Scriptie procesoptimalisatie hogeschool rotterdam bedrijfseconomie

Scriptie procesoptimalisatie hogeschool rotterdam bedrijfseconomie 1 / 6

Scriptie procesoptimalisatie hogeschool rotterdam bedrijfseconomie Voorwoord Voor u ligt de scriptie “procesverbetering’’ die voor het bedrijf X ontwikkeld is.Deze scriptie is geschreven in het kader van mijn afstuderen aan de opleiding Bedrijfseconomie aan de Hogeschool Rotterdam.In opdracht van de organisatie waarin ik werkzaam ben, ook wel X genoemd, heb ik deze scriptie geschreven. Samen met mijn praktijkbegeleider heb ik het onderzoeksobject procesverbetering bedacht. Het onderzoek is gedurende de periode augustus 2024 tot en met januari 2025 voor het bedrijf X verricht. Het onderzoek was erg complex door het onderzoeken van de verschillende subprocessen binnen het X-proces. Na het afsluiten van het onderzoek was ik toch in staat een advies te geven over het verbeteren van het X-proces. Ik heb dit onderzoek als zeer leerzaam en interessant ervaren. Het onderwerp procesverbetering sprak mij meteen al erg aan.Ik wil hierbij mijn afstudeerbegeleider van school, de heer x, bedanken voor de fijne begeleiding.Mijn dank gaat ook uit naar de manager van X Rotterdam, de praktijkbegeleider, de heer X. Hij heeft mij goed geholpen.In het bijzonder wil ik de EDP-auditors van de Belastingdienst bedanken voor de fijne samenwerking en hun hulp. Zonder hun hulp zou het onderzoek met betrekking tot process mining niet in deze vorm tot stand zijn gekomen.Ik wens u veel leesplezier. 2 / 6

Scriptie procesoptimalisatie hogeschool rotterdam bedrijfseconomie Samenvatting Het management van X wil graag inzicht krijgen in de knelpunten van het X-proces. Het management wil graag zien welke subprocessen in het X-proces verbeterd kunnen worden, om de efficiency, de juistheid en de doorloop van de processen te waarborgen.

De onderzoeksvraag van deze scriptie luidt daarom als volgt:

Hoe kan het X-proces worden verbeterd?X is een handelsbedrijf. Het is een van de grootste oliehandelaren ter wereld. Het bedrijf is in 1966 in Rotterdam opgericht. X B.V. is een besloten vennootschap die in 2022 opgericht is om kerosine aan te kopen en te verkopen. De backofficemedewerkers van X B.V. verblijven in het kantoor in Rotterdam en de fysieke handel wordt ook in het Rotterdamse kantoor verricht. De accountmanagers bevinden zich in Genève en Londen.Het X-proces bestaat uit verschillende subprocessen. Het is een financieel-administratief proces. In het onderzoek naar het verbeteren van het X-proces wordt alleen het financieel- administratieve proces behandeld. Het X-proces heeft betrekking op de verkopen, debiteuren en de ontvangsten van het waardekringloopschema. In het onderzoek is het X-proces in een administratief en een financieel proces opgesplitst. Beide processen bestaan uit verschillende subprocessen. Alle handelingen die in het proces met zijn subprocessen worden verricht, worden op één proces na door het ERP-systeem geregistreerd.Om tot dit rapport over procesverbetering te komen, is vooral de theorie over het vakgebied AO/IC bestudeerd. Daarnaast is de processminingtechniek toegepast op één subproces, om aan te tonen hoe de processen in kaart gebracht kunnen worden. De opgedane kennis bij de vakken Administratieve Organisatie en bestuurlijke informatievoorziening zijn ook tijdens het onderzoek meegenomen.Voor het X-proces zijn geen richtlijnen en procedures opgesteld. Het merendeel van de controles die ingevoerd zijn, zijn in de software van het ERP-systeem geïmplementeerd. Uit het onderzoek blijkt dat het proces in grote lijnen op orde is. Wel is geconstateerd dat er knelpunten in het proces zijn.Die knelpunten met de bijbehorende risico’s hebben tot gevolg dat de subprocessen van het X- proces niet optimaal en effectief verlopen.Bij de tenderprocedure is het van belang dat de invoer van de gegevens van een nieuw contract met documentatie vergeleken kan worden. Het komt regelmatig voor dat de invoer van de gegevens niet gecontroleerd wordt, waardoor onnodig veel werk verricht moet worden om gegevens te corrigeren.Het proces met betrekking tot de contracten is gericht op het invoeren van een contract in het ERP- systeem. Er is opgemerkt dat de invoer van contracten niet door andere medewerkers gecontroleerd wordt. Dit heeft tot gevolg dat de foutieve invoer van gegevens pas laat opgemerkt worden. De fout moet gecorrigeerd worden. Dit zorgt voor veel onnodig tijd en werk. Dit had voorkomen kunnen worden door een controle te doen van de juistheid en volledigheid van de ingevoerde gegevens.De slechte doorloop in het leveringenproces is vooral te wijten aan het niet doorgestuurd krijgen van de data van de serviceproviders. Daardoor worden leveringen pas laat aan de klant gefactureerd en betaalt de klant ook later dan verwacht. Zo wordt het proces vertraagd. Het dubbel aangeleverd krijgen van leveringen is ook een knelpunt, omdat de tweede levering onterecht wordt gefactureerd. 3 / 6

Scriptie procesoptimalisatie hogeschool rotterdam bedrijfseconomie Het facturatieproces is gericht op het in rekening brengen van de aan de vliegtuigmaatschappijen geleverde brandstof. In dit subproces kan niet duidelijk in kaart gebracht worden welke facturen niet verzonden zijn. De klant kan niet betalen, wat de kans op het uitsturen van niet correcte aanmaningen creëert. Al deze handelingen zorgen voor tijdsverspilling.De verwerking van binnenkomend geld in het treasuryproces is op het waarborgen van de kwaliteit in het ERP-systeem gericht. Zodra geld op het intranet van de bank bijgeschreven is, dient dit geld ook zichtbaar gemaakt te worden in Vista. De knelpunten in het treasuryproces zijn te wijten aan het niet tijdig invoeren van ontvangen geld in Vista en aan facturen die niet betaald zijn, maar wel onterecht op betaald staan. De backofficemedewerker moet hierdoor extra handelingen verrichten en dat kost tijd.Het boekhoudproces is gericht op het verwerken van financiële gegevens, zoals het verwerken van de financiële transacties in het accountingsysteem Magic. In het boekhoudproces is het van belang dat de transacties correct geboekt worden en de gegevens nauwkeurig verwerkt worden. Het komt vaak voor dat het geld dat is binnengekomen, niet goed verwerkt wordt in Magic. Dit zorgt voor veel extra werk. Het vooruitbetaalde geld is niet zichtbaar in Vista. Dat zorgt voor risico’s.Daarnaast zijn mogelijke verbeteringen gesignaleerd. De geconstateerde verbeterpunten zijn: -X moet richtlijnen en procedures opstellen, zoals het vierogenprincipe, om ingevoerde gegevens te controleren en werkzaamheden van medewerkers vast te leggen. Zo zal de foutieve invoer van gegevens tegengegaan worden en zal het gebrek aan handelingen en controles door de medewerkers worden ingeperkt.-Het toevoegen van invoercontroles, moet de foutieve invoer van gegevens ook tegengaan.-Daarnaast is het monitoren van data van belang, zodat knelpunten sneller in kaart gebracht worden. Dit is van belang bij het te laat aangeleverd krijgen van de leveringen data. Zo kan sneller inzicht verkregen worden in de bestanden die nog niet geleverd zijn.-De ontvangst van dubbele ladingen zou tegengegaan moeten worden door de leveringenmodule in het ERP-systeem beter in te richten. Zodra een dubbele lading op de FTP-server wordt ontvangen, moet deze als een fout in de module verschijnen.-Door het implementeren van een check in de invoicemodule, kan gecontroleerd worden of facturen daadwerkelijk naar de klant verstuurd zijn.-Het ontwikkelen van een nieuwe module in het ERP-systeem zou voor een betere weerspiegeling van vooruitbetalingen en deposito’s moeten zorgen.-Door trainingen over het gebruik van modules in het ERP-systeem aan te bieden, zou het gebrek aan kennis en inzicht van het ERP-systeem tegengegaan moeten worden.Het management van X kan veel verbeterpunten zelf invoeren. Het hoeft geen hulp van een externe partij in te schakelen. Voor bepaalde verbeteringen moet wel de hulp van de afdeling MIS ingeschakeld worden. Het management heeft een grote invloed op de prioriteitenlijst van de MIS- afdeling en kan daardoor aangeven welke verbeterpunten op de lijst genoteerd moeten worden en in welke volgorde de verbeteringen doorgevoerd moeten worden. 4 / 6