ACCOUNTING INFORMATION

ACCOUNTING INFORMATION

SYSTEMS AND INTERNAL

CONTROL

SAMENVATTING

EDDY VAASSEN,

ROGER MEUWISSEN

& CAREN

SCHELLEMAN

Betreft de gehele stof uit het boek “Accounting Information Systems and Internal Control” van het vak Risk, Control and Compliance aan de opleiding Accounting & Control (Maastricht University).Lyan Smeets Maastricht University 1 / 5

Inhoud Hoofdstuk 1: Organizations and their Systems...............................................................2 Hoofdstuk 2: Internal Control..........................................................................................4 Hoofdstuk 3: Bridging the Gap between Internal Control and Management Control .......6 Hoofdstuk 5: Documenting and Evaluating Internal Control Systems...........................12 Hoofdstuk 6: Organizational processes.........................................................................15 Hoofdstuk 9 VMS: The Production Process....................................................................16 Hoofdstuk 10: The Sales Process..................................................................................17 Hoofdstuk 12: Typology of Organizations.....................................................................20 Hoofdstuk 13: Trade Organizations...............................................................................24 Hoofdstuk 14: Production Organizations.......................................................................28 Hoofdstuk 16: Service Organizations that Put Space and Electronic Capacity at their Customers’ Disposal.....................................................................................................34 2 / 5

HOOFDSTUK 1: ORGANIZATIONS AND THEIR SYSTEMS

Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen en middelen om gezamenlijke doelen te bereiken, zodat de organisatie in een situatie van in-control kan komen. Mensen spelen een belangrijke rol in deze definitie, waaronder de volgende drie

functies:

1.De informatiemanager : Deze functionaris heeft vooral de rol vanuit een

managementaspect om de informatievoorziening in en door de organisatie te stroomlijnen. Daarbij verzorgt de informatiemanager een key role in de goede werking van IT-systemen en steunt hij hierop.

2.De controller: Hij is de generalist die op financieel gebied expert is. De controller brengt als tussenpersoon de belangen van het management en de werkvloer bij elkaar, waarbij de financiële houdbaarheid van beslissingen centraal staat in zijn evaluatie.

3.De accountant: Zijn rol is het controleren van financiële overzichten en verslag uitbrengen over zijn bevindingen. Daarbij doet hij een uitspraak over de kwaliteit van het systeem van interne beheersing (internal control system (ICS)) en stelt hij de betrouwbaarheid van de informatie in de financiële overzichten vast. Een goed werkend ICS kan bijdragen aan een hogere mate van betrouwbaarheid, waardoor hij minder gegevensgerichte controlewerkzaamheden hoeft uit te voeren.Internal Control focust zich op governance en beheersing van organisaties en daarom ook op het sturen en beheersen van mensen in de organisatie. Hieruit kunnen problemen

voortvloeien:

1.Lack of direction: Werknemers niet weten wat van hen verwacht wordt.

2.Motivational problems : Werknemers niet gemotiveerd zijn om de

organisatiedoelen na te streven (door persoonlijke doelen).

3.Personal limitations: Werknemers niet over de benodigde competenties

beschikken om te doen wat van hen verwacht wordt.Het vakgebied dat zich voornamelijk richt op het beheersen van het gedrag van mensen en het oplossen van voorgenoemde problemen heet Management Control .Organisaties richten hiertoe een management control system (MCS) in om het gedrag van mensen in de organisatie zodanig te sturen dat zij bijdragen aan de realisatie van de organisatiedoelen. Voorbeelden hiervan zijn het ontwikkelen van een organisatiecultuur of het bieden van een goed salaris of een veilige werkomgeving.Strategische organisatiedoelen worden doorvertaald naar tactische en operationele doelstellingen die concreter van aard zijn. Informatievoorziening speelt daarbij een

belangrijke rol. Informatie is belangrijk voor drie redenen:

1.Informatie als middel om te delegeren en verantwoording af te leggen; 2.Informatie als middel om beslissingen te nemen; en 3.Informatie als middel om de organisatie te besturen.Ad 1 Informatie als middel om te delegeren en verantwoording af te leggen Delegatie van werkzaamheden is vereist als in persoon in alle redelijkheid niet alle werkzaamheden zelf kan verrichten om een strategisch doel te behalen. Het is dan wel vereist dat de uitvoerende werknemer regelmatig verantwoording aflegt over de realisatie van de gestelde doelen.Ad 2 Informatie als middel om beslissingen te nemen Informatie is een belangrijk middel om beslissingen te nemen, bijvoorbeeld voor inkoop-/verkoopbeslissingen of om te investeren. Informatie door verantwoording af te leggen kan dienen als input van informatie om beslissingen te nemen. 3 / 5

Ad 3 Informatie als middel om de organisatie te besturen Het systematisch verzamelen, opnemen en verwerken van gegevens ten behoeve van het informatievoorzieningssysteem voor het besturen, beheersen en doen functioneren van de organisatie en verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid.Het is van belang om een onderscheid te maken tussen gegevens en informatie, waarbij informatie alle verwerkte gegevens omvat die een betekenis geven aan de gebruiker van de informatie. Op die manier heeft de gebruiker een beter begrip over de realiteit.Informatie- en communicatietechnologie (ICT) speelt een belangrijke rol in het opnemen en verwerken van gegevens en binnen de interne en externe informatievoorziening van een organisatie, waarbij ICT het informatieproces effectiever en efficiënter kan maken ten aanzien van het nemen van beslissingen of het communicatieproces.Een Accounting Information System (AIS) is gericht op het sturen en structureren van

planning- en controleprocessen teneinde:

oinformatie te geven als input voor besluitvorming en verantwoording af te leggen aan interne en externe stakeholders, waarbij de informatie voldoet aan bepaalde kwaliteitscriteria; ode juiste randvoorwaarden te stellen voor deugdelijke besluitvorming; en ote zorgen dat geen waarden/middelen op een niet-legitieme wijze aan de organisatie onttrokken worden.Een AIS verwerkt data en transacties om gebruikers te voorzien van financiële informatie om de bedrijfsvoering te plannen, sturen en beheersen. Een AIS is een onderdeel van het MIS dat specifiek gericht is op de informatievoorziening van financiële transacties.Twee belangrijke elementen van een AIS zijn controle en governance. Controle heeft een terugkijkend element (IST vs SOLL) en een vooruitkijkend element (aanpassing indien de realisatie afwijkt van de norm) dat zich op het verbeteren van de toekomstige operationele bedrijfsvoering om de gestelde organisatiedoelen in continuïteit te realiseren. Governance is daarbij het proces, de checks and balances, om een organisatie op de juiste weg te laten blijven ten aanzien van de continue realisatie van de organisatiedoelen. 4 / 5