Basis event management

Basis event management What is an event?

Some characteristics: - happening or activity

• organised
• for a target group
• to inform, entertain, Celebrate
• to achieve goals

Celebrate

• to achieve goals

Which domain? Public / Private Leisure / Business live or online happening or activity that is organised to inform, entertain or offer an experience to a certain public- or business target group to achieve predetermined goals.What is management?the control and organisation of a business (or other organization).

MICE meetings incentives conferences exhibitions

REASONS to attend a MICE event:

stimulation strategic planning product update education networking selling rewarding

FUTURE

-Technical possibilities -Travel -Globalisation -Political decisions -Growing world population 1 / 3

-New concepts -Safety City marketing

-The emergence of city marketing: government, businesses,

residents De industrialisatie in de negentiende eeuw had tot gevolg dat fabrieken in de steden werden opgericht en dat werknemers in de directe omgeving van deze fabrieken woonden. De aantrekkelijkheid van de stad werd voortaan vooral bepaald door locatiefactoren. Grondstoffen in de buurt of een gunstige logistieke locatie waren cruciale elementen voor de beslissing van fabrikanten om zich op een bepaalde plek te vestigen. Dit is nog steeds te zien in verschillende landen. In de tweede helft van de twintigste eeuw ontstond vooral in de westerse wereld de dienstensector en sloten de fabrieken hun poorten of werden ze verplaatst naar lagelonenlanden in andere delen van de wereld. De levensstandaard van de mensen nam toe en het werd mogelijk om buiten de stad te wonen. Naast de historische steden en industriesteden ontstonden er slaapsteden doordat mensen de industriesteden verlieten.-The rise of city marketing Als reactie op de uittocht van de steden zagen de stadsbesturen de dringende noodzaak van actie in, omdat ze niet alle inwoners wilden verliezen. Er werd erkend dat er iets moest gebeuren om de stad aantrekkelijker te maken voor alle partijen. Om de lokale economie op een hoog niveau te houden, was het nodig om de stad te 'verkopen', zodat de promotie van de stad werd ingezet en citymarketing als marketinginstrument werd geboren. In een race om inwoners en bedrijven te behouden en aan te trekken, zijn steden, maar ook gebieden of zelfs landen steeds competitiever geworden.Bezoekers kunnen nu ook aan deze lijst worden toegevoegd.

-Current state: - Globalisation

• McDonaldisation
• Shrink
• Leisure

City branding Determining and promoting the city identity

Events: Important crowd pleaser in modern cities.

Key values of MICE (and public events) -Higher expenditures -Larger scale -Stable arrangements -Standardised services -Low seasons cover -Ambassadors 2 / 3

-Indifference to lack of attractions -Healthy competitions -Using facilities for other purposes -Enhance secondary businesses The task of the government

Branding: politically stable / infrastructure / safety / education / goodwill

Providing support - Produce the event

• Own the event
• Sponsor the event
• Assist the sectorFinancial

Supporting Material Marketing Moral Advise Easy entrance Stakeholders

Clients: the initiatior of the event

Suppliers: directly involved

•Catering, •Event agency, •Hotel, •Venue, •Entertainment agency •Transport •Event equipment (technique) •Security •Decoration •Sanitary facilities •Hosts •Printed matter

others: not directly involved

•Government Organisations, •Associations, •Sponsors, •Media How to choose the right supplier?

Step 1: What do you need and which goals have to be achieved?

Need: suppliers, employees, equipment

Goals: internal: employees, external: clients To inform, motivate, reward

Step 2: Make a quote request with a clear message for the potential

suppliers.Quote request: the same briefing for the suppliers to make a first ‘shortlist’.

Step 3: Acquire information about the potential suppliers

Acquire information: by using internet, checking references, asking colleagues

Step 4: Ask a quotation or offer from a number of potential

suppliers.

• / 3