Beschikbaarstelling van ruimten met specifieke reserveringen

Beschikbaarstelling van ruimten met specifieke reserveringen

1.0 Algemeen

Soorten: Hotels, Transport bedrijven

Typologie kenmerken ● Vrije markt (winstoogmerk) ● Geen goederenbeweging ● Wel capaciteit

Aanknopingspunten ● Maximale capaciteit -/-verantwoorde bezetting = Leegstand ● Leegstandscontrole ● Functiescheiding tussen reservering, receptie en administratie ● Geautoriseerde tarieven ● Deelbetalingen

Managementinformatie ● Informatie over de concurrentiepositie ● De gerealiseerde opbrengst en bezetting met specifieke aandacht aan seizoenspatronen ● Gemiddelde leegstand ● Brutowinst ● Onderhoudskosten van beschikbaar gestelde capaciteit

2.0 Risico’s 2.0 Controle doelstelling ● Volledigheid beschikbare capaciteit ● Volledigheid van de verantwoorde opbrengsten ● Juistheid tarieven en kortingen ● Aanvaardbaarheid van de kosten

2.1 Belangrijkste risico ● Verschuivingsgevaar hoog tarief naar laag tarief ● Juistheid leegstand (Q) ● Gebruik buiten geëigende kanalen om

2.2 Risico’s ● Ontvangen borgsommen ten onrechte als omzet geboekt > schuld terug te betalen borg onvolledig ● Huursom of deel ervan dient vooraf te worden betaald ● Verschillende kortingsregelingen en dergelijke (P) ● Annuleringen ● Contant betalingsverkeer

3.0 Preventieve beheersmaatregelen 3.1 Bewaking van ruimte ● Wagenpark ● Toegangssleutel voor kamers of automobielen ● Reserveringsadministratie

3.2 Begroting ● Capaciteitsplan en activiteitenplan ● Investeringsbegroting ● Verhuurbegroting ● Onderhoudsbegroting ● Bezettingspercentages / begrote leegstand ● Vaste en variabele tarieven (ook relateren aan capaciteit) ● Bruto winstmarge

● Op basis van de lange termijnverwachtingen wordt voor het komende jaar het aantal reserveringen (te verhuren ruimtes)begroot, rekening houdend met de orderportefeuille, opdrachten van nieuwe klanten en opdrachten van bestaande klanten.● Op basis van het langetermijnplan, bijgesteld voor de verwachtingen op korte termijn stelt de directie een begroting op in samenspraak met de afdelingshoofden voor de bezettingsraming, verhuurtarieven, inclusief een gewenste brutomarge voor het volgend jaar vast.● De begrotingen en de tarieven worden geautoriseerd door de directie. De tarieven worden door de administratie vastgelegd in het geautoriseerde tarievenbestand.● Hoofd administratie controleert de invoer en bewaakt de integriteit m.b.v. een controlegetal (hash totals).

3.3 Procedure en richtlijnen ● Reservering gebruik capaciteit ● Beschikbaarstelling van ruimten ● Buiten gebruikstelling van capaciteit ● Richtlijnen voor controle leegstand ● Bezettingsregistratie (receptie) ● Prijsstelling(normaal en groepsarrangementen) ● Betalingsprocedures 3.4 Functiescheiding ● Directie(inzet personeel, toegestane salarissen)

• / 1