Contract- en leveranciersmanagement

Contract- en leveranciersmanagement 1.Defining the value inkoper analyseert welke KSF’s / waardedrijvers er zijn 2.Finding the value process van specificeren, selecteren en contracteren 3.Getting what is agreedKPI’s managen op naleving door contractmanagement, grip 4.Improving the value bij strategische leveranciers, groei

Voorbeelden waardedrijvers / KSF’s:

MinderMeer Kosten Ethiek/integriteitOmzet Inspanning TransparantieMarge Tijd RechtmatigheidKwaliteit Verspilling DuurzaamheidService Complexiteit MerkwaardeInnovatie Risico WerkgeverschapFlexibiliteit KapitaalbeslagVeiligheidCash Grip: getting what is agreed, vaak het verminderen of in bedwang houden van waardedrijvers ‘minder’. We vinden ze vooral bij hefboom-, routine- en knelpuntproducten.Groei: improving the value, kan worden gerealiseerd door professionele leveranciersontwikkeling in de SRM fase. We vinden ze vooral bij strategische producten.OnderwerpCompetitie/grip Coöperatie/groei Relatiespecifieke investeringenBeperkt tot het opbouwen van de transactie Bij gelegenheid Alternatieve leveranciers of producten Veel alternatieven, eenvoudig beschikbaar Niet veel of hoge omschakelkosten MachtInkoop domineert Wederzijdse afhankelijkheid Reduceren van onzekerheidGrip op prijs en risico’s in supply chain Grip op terugverdienen investering, intellectueel eigendom en beëindiging samenwerking Verdeling van taken Conform ovkFlexibele verdeling CoördinatieEenvoudige processen en procedures Wederzijdse procesbeheersing, inclusief delen van informatie Type producten/processenStandaardMaatwerk Informatie-uitwisseling Beperkt tot offerte aanvraag, geen vertrouwelijke info Gedurende het hele proces, ook vertrouwelijke info Doelstellingen Eigen doelstelling zijn bepalend Individuele en gedeelde doelstellingen VertrouwenIn continuïteit van leverancier en leveringen Wederzijds CommitmentNiet van belang Aanwezig Prijs en kosten Laagste prijs, korte termijnLaagste TCO, (middel)lange termijn Contractvoorwaarden Uit onderhandeld Concensusgericht 1 / 2

Leveranciersrelatie Contract is sturend Flexibel, pro-actieve houding van beide kanten Competitief voordeel Korte termijnLange termijn

Er zijn vier activiteiten op gebied van contractmanagement:

• contractadministratie; interne organisatie voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en

afspraken in die contracten.

• service delivery management; managen van de service en de performance van een leverancier én

van de eigen organisatie. Het doel is het leveren van een uitstekende dienstverlening aan de interne stakeholders én leveranciers.

Het managen van service gebeurt op drie niveaus:

• Prestatiemanagement met behulp van scorecards. Doel: verkrijgen van stuurinformatie.

Stappen bij het bepalen van KSF-en:

• identificeren KSF/waardedrijvers  doorlezen businessplan
• interne discussie met stakeholders  verificatie waardedrijvers. Wat streven ze na?
• bijbehorende classificatie (Kraljic, output/outcome/impact) vaststellen en ernaar handelen

Je meet de KSF met KPI’s. Vereisten:

• kwantitatief/meetbaar
• toekomstgericht
• beïnvloedt het resultaat van de organisatie (financieel, maar ook bijv. leveringen)
• meer is minder
• begrijpelijk voor iedereen binnen de organisatie
• haalbaar maar ambitieus
• regelmatig bijstellen

 ook wel aan de hand van SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden)  let op watermelon scorecard; KPI’s worden gehaald maar dragen niet bij aan benefits voor de business. Gestelde normen worden doel, zonder aandacht voor het grote geheel.

2. Issue management. Doel: gestructureerd handelen bij problemen. Domein van de

contractmanager.

3. Risicomanagement. Doel: identificeren op en anticiperen op onvoorziene

omstandigheden. Kan ook positief zijn, in dat geval heet het een kans. Stappen voor het |

opzetten van risicomanagement:

stap 1. Doelstelling bepalen (smart) stap 2. Risico’s identificeren (gevolg van interne of externe oorzaken) stap 3. Risico’s inschatten op kans van optreden én gevolgen stap 4. Bepalen risico wel/niet nemen (risicoacceptatiegraad) stap 5. Risico’s beheersen door maatregelen en reacties (vermijden, beheersen, overdragen en accepteren) stap 6. Beheersmaatregelen evalueren en effect vaststellen (change management)

• plan; je maakt contract met gedachte dat die overeenkomt met behoefte, 100%

compliance

• check; zaken veranderen, behoeften van jouw organisatie, mogelijkheden van

leverancier. Controleer of je je nog in de zone of compliance begeeft.

• act; contractmanager bekijkt de verschillen tussen gecontracteerde diensten,

benodigde diensten en geleverde diensten.

• relatiemanagement; managen van relaties van alle relevante (interne en externe) stakeholders.
• / 2