Een specificatie is een omschrijving van de eigenschappen waaraan een in te kopen product of dienst

Specificeren Een specificatie is een omschrijving van de eigenschappen waaraan een in te kopen product of dienst moet voldoen om te beantwoorden aan het gestelde gebruiksdoel. Bij specificeren gaat het dus om het

beantwoorden van de vraag: wát wil je kopen?

Functionele specificatie Deze specificatie beschrijft de functies die het product of de dienst moet vervullen voor de gebruiker.Oftewel: wát moet het product doen? Functionele specificaties zeggen niets over ‘hoe’ deze behoefte moet worden gerealiseerd. Een functionele specificatie laat een grote vrijheid aan de leveranciers. Zij kunnen datgene aanbieden waarvan zij vinden dat het aan de functionele eis voldoet.Conceptspecificatie De conceptspecificatie geeft preciezer aan op welke manier de behoefte kan worden ingevuld. Deze specificatie vertaalt de belangrijkste onderdelen van de functionele specificatie en geeft al een aanzet voor de uitwerking. Er worden echter geen details gespecificeerd. De conceptspecificatie beperkt de vrijheid van de leverancier meer dan de functionele specificatie.Detailspecificatie De detailspecificatie wordt ook wel pakket van eisen genoemd. Dit soort specificatie zegt op een heel gedetailleerde manier wat de afnemer voor een product of dienst wil. Een detailspecificatie geeft heel weinig vrijheid aan de leveranciers om zelf met ideeën te komen De conceptspecificatie bevat meer informatie dan de functionele specificatie. De detailspecificatie bevat de meeste informatie en is dus de meest uitgebreide specificatie. Hieronder zie je dat in beeld gebracht. 1 / 4

Onderdelen van de detailspecificatie De detailspecificatie is opgebouwd uit verschillende blokken. Elk blok heeft zijn eigen inhoud. Overigens kun je deze onderwerpen ook al tegenkomen in de functionele specificatie en de conceptspecificatie. Maar dan algemener beschreven De voordelen van de functionele specificatie • Een functionele specificatie legt vast wat het product moet doen.• De verantwoordelijkheid voor de juiste oplossing komt bij de leverancier te liggen.• Zowel de inkoper als de leverancier hebben een grotere vrijheid.• Leveranciers kunnen meedenken over het product of de dienst.• Leveranciers bieden meer alternatieven aan.• Er kunnen meestal meer leveranciers gevonden worden.

Praktijkvoorbeeld: gevaren van een detailspecificatie

Een ziekenhuis maakt een uitgebreide detailspecificatie voor het onderhoudsprogramma van een röntgenapparaat. Een gecontracteerd onderhoudsbedrijf voert precies uit wat er in de detailspecificatie staat. Het apparaat valt echter steeds vaker uit. De monteur die de reparaties uitvoert, zegt dat het volgens hem komt door het slechte onderhoudsprogramma. Hij voert slechts uit wat hem door het ziekenhuis is opgedragen!Inkoopvrijheid De verschillende soorten specificatie geven inkoop meer of minder vrijheid bij de keuze van leveranciers. Naarmate specificaties meer gedetailleerd zijn vastgelegd, neemt de vrijheid van inkoop af.De vrijheid van inkoop is het grootst bij de functionele specificatie. De detailspecificatie geeft de inkoper de minste vrijheid bij de keuze van leverancier 2 / 4

De medewerker inkoop en logistiek heeft drie belangrijke rollen bij het opstellen van een specificatie: • Voorkomen van overspecificatie of goldplating: het specificeren van dingen die niet echt noodzakelijk zijn. Overspecificatie kan de producten of diensten waar je behoefte aan hebt, duurder maken dan nodig is.• Voorkomen dat er onhaalbare eisen worden gesteld of elementen worden toegevoegd, die het onwaarschijnlijk maken dat er een geschikte leverancier gevonden kan worden. Je zoekt dan eigenlijk naar producten of diensten die (nog) niet verkrijgbaar zijn op de markt.• Voorkomen dat er zodanig wordt gespecificeerd dat er maar één leverancier overblijft. Zo’n situatie is ongewenst omdat je veel te afhankelijk wordt van deze leverancier.Marktonderzoek In de eerste plaats wil je weten welke leverancier welke producten en/of diensten kan leveren.Daarnaast wil je informatie hebben over de voorwaarden waaronder deze leveranciers aanbieden. Zo kun je tot de beste keus komen, eventueel samen met de interne besteller. Je heb dus een grote behoefte aan informatie. En je wilt die het liefst snel hebben, om geen vertraging op te lopen in het keuzeproces inkoopmarktonderzoek kan worden gedaan op drie

niveaus:

• Macro-economisch niveau.• Meso-economisch niveau.• Micro-economisch niveau 3 / 4

Macro-economisch onderzoek Macro-economische aspecten bestudeer je altijd met betrekking tot een werelddeel, regio of land. Dit onderzoek gaat over factoren die de welvaart van de economie bepalen,

zoals:

• Conjunctuur. (De verandering van het groeipercentage van de economie op de korte termijn) • Loon- en valutaontwikkelingen.• Politieke en economische stabiliteit.• Cultuur Meso-economisch onderzoek Meso-economisch onderzoek gaat over een sector, meestal in de

industrie. Voorbeelden van onderzoeksthema’s zijn:

• Verhouding tussen vraag en aanbod.• Productiviteit in een branche.• Kennisontwikkeling.Micro-economisch onderzoek Dit onderzoek gaat over een individueel bedrijf, over een specifiek onderdeel van een branche of over een specifiek product. Voorbeelden van micro-economische onderzoeksthema’s zijn: • Zoeken naar specifieke producten.• De financiële stabiliteit van een leverancier.• Leveringsbetrouwbaarheid.

Bronnen:

Het eigen bedrijf Elk bedrijf heeft in het verleden te maken gehad met een groot aantal leveranciers en heeft daarvan documentatie. Ook is er vaak informatie over goede of slechte ervaringen met deze leveranciers. Al deze gegevens zijn ergens binnen het bedrijf aanwezig. Bijvoorbeeld in het documentatiesysteem van inkoop zelf.Buitenlandse vestigingen van het eigen bedrijf, dealers en agenten Als jouw organisatie ook buitenlandse vestigingen heeft, dan zijn dat de plaatsen waar je als eerste terecht kunt voor informatie over die landen. Of bijvoorbeeld bij dealers en agenten.Catalogi in boekvorm Voor het zoeken naar producten is een simpele catalogus eigenlijk nog het best werkbaar. Veel organisaties werken nog met zo’n catalogus in boekvorm. Enkele voorbeelden van catalogi in boekvorm zijn de catalogi van IKEA, Manutan en Wehkamp.Catalogi op internet Voor het zoeken naar producten en/of leveranciers kun je ook gebruik maken van internet. Tegenwoordig hebben veel organisaties hun productcatalogus online staan. En je kunt op het internet ook leverancierscatalogi vinden Leveranciersdoorlichting (auditing) Ondernemingsprofiel • Is de onderneming bekend in de branche?• Kan de onderneming het product maken?• Is het een klein of groot bedrijf?• Is het bedrijf innovatief?• Is er vakkundig personeel?

• / 4