INHERENTE RISICOS EN MAATREGELEN 3

OAT$%Samenvatting%inherente% risico’s%en%interne% beheersingsmaatregelen%per% typologie/proces% Hogeschool%Utrecht%2016$2017% Nienke%Beukema%

• / 8

2

INHOUDSOPGAVE

INHERENTE RISICO’S EN MAATREGELEN 3

INFORMATIEBEHOEFTEN 3

SIGNIFICANT NV COS 315 ARTIKEL 28 3

INHERENTE RISICO’S EN IBM 3

INKOOP 3

INKOOPBONUS 4

MAGAZIJN 4

VERKOOP 4

VERKOOPBONUS/ PROVISIE/ KORTING 6

CONTANT GELD 7

PERSONEELSZAKEN 8

ADMINISTRATIE EN ICT 8

ECONOMISCHE CRISIS (STUKPRODUCTIE) 9

VALUTA 9

KWALITEIT 9

RETOUR 9

MASSAPRODUCTIE 10

STUKPRODUCTIE 10

DIENSTVERLENING MET DOORSTROOM EIGEN GOEDEREN 11

DIENSTVERLENING MET DOORSTROOM GOEDEREN VAN DERDEN 11

DIENSTVERLENING DIE LEVEREN VIA VASTE VERBINDING 12

DIENSTVERLENING DIE INFORMATIEDIENSTEN LEVEREN 12

DIENSTVERLENING MET SPECIFIEKE RUIMTE 13

DIENSTVERLENING ZONDER SPECIFIEKE RUIMTE 14

OVERIGE DIENSTVERLENING ! ACCOUNTANTSKANTOOR 14

OVERIGE DIENSTVERLENING ! WELLNESS CENTER 15

OVERIGE DIENSTVERLENING ! COMMERCIËLE OMROEP 15

OVERIGE DIENSTVERLENING ! MAKELAARSKANTOOR 16

• / 8

3 Inherente risico’s en maatregelen Informatiebehoeften Informatiebehoeften zijn de documenten/bestanden die nodig zijn om de maatregelen te kunnen treffen.Significant NV COS 315 artikel 28

a) Fraude: Bewust niet verantwoorden van X

b) Recente ontwikkelingen: veranderingen in waarderingsgrondslagen, fusies etc.

c) Complex: Meerdere processen/activiteiten door elkaar

d) Significante transacties met verbonden partijen: inkoop, verkoop etc.

e) Subjectiviteit: Bepalen van de voorziening voor oninbare debiteuren of garantie. Alles wat aan

het eind van het jaar geschat moet worden

f) Buiten normale bedrijfsuitoefening: Bijzonder t.o.v. andere zaken die het bedrijf normaal

gesproken uitvoert Inherente risico’s en IBM Inkoop

• Impuls initiatief aankoop ! door niet

bevoegde medewerker waardoor onterechte inkoop " Autorisatietabel (boundary controls) " Impuls automatiseren o.b.v.minimumbestelniveau

• Offertes aanvragen en registreren !

mogelijk te duren goederen worden ingekocht " Aangevraagde offertes = ontvangen offertes = geregistreerde offertes " Ontvangst offertes niet door de inkopers " Registratie ontvangen offertes op administratie " Offertes worden gesloten bewaard op administratie tot einddatum

• Contracten ! door niet bevoegde

medewerkers " Autorisatietabel " Autorisatie contract door directie " Beginstand contractpositie + nieuwe contracten -/- bestellingen = eindstand

• Kortingen of boetes ! verschuivingsgevaar

tussen lage en hoge prijzen

• Gemiste kortingen of verschuldigde boetes

" Positie per contract bijhouden op administratie " FS tussen inkoop, magazijn en administratie " Analyse door administratie van kortingen, bonussen en boetes

• Fluctuerende inkoopprijzen ! ongunstige

inkoopresultaten en verschuivingsgevaar met lage prijzen verantwoord als hoge prijzen " Richtlijnen over inkoophoeveelheid en tijdstip " FS tussen inkoop, magazijn en administratie " Analyse prijsverschillen t.o.v. vaste verrekenprijs " Controle inkoopprijs met marktprijs door administratie

• Snelle veroudering IVA ! waardering " Impairment onafhankelijk van database,

mogelijk zelfs buiten Mercator leggen." Functiescheiding tussen beheer/ ontwikkeling/ administratie alsmede waardering database.

• Alleen ingekocht producten met een

benodigd (FSC) keurmerk ! risico inkopen zonder keurmerk waardoor waardering voorraad niet juist is " Opnemen voorwaarde in inkoopcontracten " Keuring van het ingekochte productie bij binnenkomst aan de hand aanwezig certificaat " Periodieke opvragen certificaten met betrekking tot keurmerk bij leveranciers 3 / 8

4 Inkoopbonus

• Er worden inkoopbonussen ontvangen o.b.v.

de inkoopafname ! verantwoorde inkoopbonussen onvolledig • Registreren cumulatieve inkopen per leverancier in crediteurenadministratie • Controle bonus o.b.v. contract en cumulatieve registratie inkopen per leverancier.

• Procedures:

• Onderscheid in inkoopadministratie naar leverancierscategorie • Bijhouden cumulatieve inkopen per leverancier • Geprogrammeerde controle die per 31 december de te ontvangen bonussen berekent op basis van leverancierscategorie, cumulatieve inkopen en door de in contract geregistreerde bonuspercentages • Totaal van de grondslag van de bonusberekening moet aansluiten op de inkopen in de RR Magazijn

• Er gelden strenge regels voor de opslag van

de voorraad. Risico is dat niet wordt voldaan aan deze eisen, waardoor de onderneming zijn verkoopbevoegdheid verliest !continuïteit van de onderneming

• Periodieke controle door of namens de directie op de naleving van de regels.• Magazijninrichting qua vormgeving zodanig inrichten dat wordt voldaan aan de regels.

• Producten voor consumenten is beperkt

houdbaar/modegevoelig. Risico op incourantheid van de voorraad ! waardering voorraad

• Adequate registratie van ‘ouderdom’ en houdbaarheid per partij.• Voorraadinventarisaties.• Managementinformatie inzake ‘ouderdom’ op basis van de periode van inkoop

• Producten wat de houdbaarheidsdatum heeft

overschreven wordt vernietigd. Risico is dat voorraad ten onrechte wordt verantwoord als vernietigd ! onvolledigheid opbrengstverantwoording • Functiescheiding tussen inkoop, magazijn en administratie.• Richtlijnen inzake vernietigd vuurwerk.• Vernietigingsprotocol waarbij het vier-ogen principe wordt toegepast.• Richtlijnen van de directie voor de hoogte van de voorraden en het weggooien van goederen

• Afval wordt geregistreerd als vernietigd maar

wordt doorverkocht en niet verantwoord !onjuiste waardering voorraad en onvolledigheid van de opbrengst

• Afvalkosten worden niet juist geregistreerd

• Richtlijnen directie over vernietiging: protocol

met 4 ogen principe • Oogtoezicht

• VBC: Vernietigde voorraad volgens

ondertekent vernietigingsprotocol = afgekeurde voorraad volgens keuringsrapport van kwaliteitsfunctionaris Verkoop

• Met een aantal professionals zijn contracten

afgesloten waarin (ten opzichte van de catalogus) afwijkende prijzen zijn overeengekomen.Risico is dat verkopen tegen catalogusprijzen worden verantwoord als verkopen met afwijkende (lagere) prijzen ! volledigheid • Functiescheiding tussen verkoop, directie en administratie en ICT.• Adequate contractregistratie met vastlegging van prijzen per afnemer.• Controle door administratie op door de professionals berekende verkoopprijzen.• Autorisatie directie op aangaan nieuwe 4 / 8