lO Mo A RcPS D 26 6 83 34

lO Mo A RcPS D| 26 6 83 34 1 / 4

lO Mo A RcPS D| 26 6 83 34 Inhoud Samenvatting.........................................................................................................................................2 HST 1 - Inleiding.....................................................................................................................................3 1.1 Organisatieomschrijving...................................................................................................................3 1.2 Projectbeschrijving...........................................................................................................................3 1.3 Projectdoelstelling............................................................................................................................3 1.4 Beoogd resultaat.............................................................................................................................4 1.5 Afbakening.......................................................................................................................................4 HST 2 - Projectorganisatie en -communicatie........................................................................................6 2.1 Organisatie structuur.......................................................................................................................6 2.2 Rollen en verantwoordelijkheden....................................................................................................6 2.3 Stakeholders.....................................................................................................................................6 2.4 Communicatieplan...........................................................................................................................7 HST 3 - Projectbeheersing......................................................................................................................8 3.1 Planning en Fasering........................................................................................................................8 3.2 Kosten..............................................................................................................................................9 3.3 Risico’s..............................................................................................................................................9 3.4 Beheersbaarheid............................................................................................................................10 Literatuurlijst........................................................................................................................................11 Bijlage I - Kwaliteitsplan’......................................................................................................................12 Bijlage II – Rollen & verantwoordelijkheden........................................................................................13 Bijlage III – GANNT chart......................................................................................................................14 Bijlage IV - Budgetplan.........................................................................................................................15 Bijlage V - Organogram........................................................................................................................17 2 / 4

lO Mo A RcPS D| 26 6 83 34 Samenvatting Dit projectplan beschrijft de realisatie van een eigen kantoor voor afdeling X voor de afdeling Veiligheid van de ORGANISATIE N.V. Het doel van dit project is het dagelijkse verlies van 0.50 uur per medewerker per dag en dus 2.5 uur (tijdsverlies) in de week terug te dringen naar 0.00 uur in de week. Het resultaat is dat er op 28-10-2021 op de 5 de verdieping een eigen kantoor voor afdeling X gerealiseerd is.Het project zal worden afgebakend. Er zal onderscheidt worden gemaakt tussen welke acties en werkzaamheden wel binnen het project vallen en welke niet. Er zijn geen relaties met andere projecten en daardoor is dit een op zichzelf staand project. Ook zal er een tijdelijke projectorganisatie gekozen worden die zal bestaan uit; de opdrachtgever, de projectleider en de projectmedewerkers.De structuur van rollen en verantwoordelijkheden worden duidelijk gemaakt. De momenten van samen komen en het maken van de nodige beslismomenten worden duidelijk zichtbaar in het communicatieplan. Voor de planning is er gebruik gemaakt van een lineaire fasering. De fasering is onderverdeeld in de volgende vier fases; voorbereidingsfase, uitvoeringsfase I, uitvoeringsfase II en de afrondingsfase. Na elke fase volgt de Go-No Go beslissing die door de opdrachtgever zal worden genomen. Na de afrondingsfase zal er een evaluatie plaats vinden.Ook wordt er voor de planning gebruik gemaakt van een mijlpalenplanning en een balkenplanning. De kosten en uren die het project mogelijk gaan kosten worden inzichtelijk in het budget tabel.Met een risicoanalyse zullen de risico’s in kaart worden gebracht. Deze analyse maakt de risico, kans en impact inzichtelijk en toont dat er een passende maatregel voor getroffen kan worden. Met behulp van de PDCA-cyclus zullen de primaire en secundaire beheers factoren van het project worden bewaakt. Wanneer er tijdens het project iets gebeurt wat niet in de risicoanalyse vermeld staat, worden deze issues geregistreerd en gedocumenteerd in een Issuelijst.De verwachte startdatum van het project staat gepland op 30-05-2021 en de geplande einddatum op

28-10-2021 .

Eindcijfer: 8.5 (100%)

Beoordeling Een fijne module om te lezen; duidelijk gestructureerd, to the point en met veel verantwoording van keuzes.Het probleem is duidelijk; het bedrijf wil tijdswinst boeken door het toevoegen van een kantoor. Het valt op dat je duidelijke afbakeningen beschrijft, zoals het verantwoorden waarom dit project wel of niet verband houdt en eventueel impact heeft op andere lopende projecten. Er wordt aangegeven wat de verschillende rollen van de opdrachtgever zijn, wie de projectleider is en de individuele rollen binnen het project. Aan de voorwaarde van rollen structuur en verantwoordelijkheid is ruimschoots voldaan.Er wordt duidelijk gemaakt wanneer er beslissingsmomenten zijn; een klein punt: in een schematisch overzicht (flowchart) is de ‘ruit’ synoniem aan zo’n moment / beslismoment.De verschillende fasen van het project zijn uitvoering uitgelegd en schematische weergegeven met verantwoordelijkheden, tijdlijn en taakverdelingen. Er is een mijnpalenplanning en zelfs een GANNT- chart. Kosten, uren en een risicoanalyse zijn aanwezig binnen een PDCA cyclus.Uit alles lijkt dat de verplichte literatuur van Schouten (2019) en Eppink (2019) duidelijk is bestudeerd.Uitstekend! 3 / 4

lO Mo A RcPS D| 26 6 83 34 HST 1 - Inleiding 1.1 Organisatieomschrijving ORGANISATIEN is een Nederlands vervoerbedrijf dat actief is in het stadsvervoer in en om de stad PLAATS. In het ORGANISATIE-vervoersgebied vervoert de ORGANISATIE jaarlijks ongeveer 186.7 miljoen reizigers. Deze reizigers kunnen opgesplitst worden over de verschillende mogelijkheden qua reizen die de ORGANISATIE te bieden heeft namelijk 38.9 miljoen reizigers reizen per bus, 60.1 miljoen per tram en 87.7 miljoen per metro.Naast de exploitatie die bestaat uit het verzorgen van openbaar vervoer, heeft de ORGANISATIE binnen de afdeling Veilig een eigen afdeling genaamd X ‘’Kenniscentrum FUNCTIE’’. Deze afdeling houdt zich vooral bezig met training en ontwikkeling van de medewerkers die werkzaam zijn op de afdeling Veilig.Voor deze opdracht is de focus met name gericht op de afdeling Veilig en dan met name het X. De afdeling Veilig van de ORGANISATIE N.V., draagt zorg voor de veiligheid in en rond het openbaar vervoer in PLAATS. De afdeling bestaat uit 190 Buitengewoon Opsporingsambtenaren (FUNCTIE’s) en heeft 64 Openbaar Vervoer surveillanten (OVS) in dienst. Al deze medewerkers worden jaarlijks getoetst, hiervoor maken zij gebruik van de expertise die het X qua training en ontwikkeling te bieden heeft.Deze medewerkers zijn verdeeld over 8 groepen FUNCTIE’s en 8 groepen OVS’ers, waar 8 coördinatoren (Cc’ers) de dagelijkse sturing voor hun rekening nemen. Iedere groep heeft een eigen sectiechef. Ook is er een stafafdeling, Bureau Proces Ondersteuning, X en een afdelingsmanager. Zie bijlage I 1.2 Projectbeschrijving Aanleiding Er is een dringende noodzaak vanuit de opdrachtgever dat er voor de afdeling X een eigen kantoor gerealiseerd moet worden. Momenteel is het probleem dat de medewerkers van de afdeling X verspreid over de 2 e verdieping van het ORGANISATIE-kantoor werkzaam zijn en dus geen vaste werkplek hebben, waardoor efficiënt werken en communiceren in het geding komt.De reden dat het op dit moment urgent is een eigen kantoor voor de X te realiseren, is omdat de ORGANISATIE de inzet van de veiligheidsgroepen (FUNCTIE’s & OVS’ers) wil optimaliseren.Hierdoor worden de taken en verantwoordelijkheden van de X vergroot en zal een eigen kantoor een positieve werking hebben op de efficiëntie en communicatie die in de nabije toekomst noodzakelijk is.Doordat er nu geen eigen vaste werkplekken zijn waar collega’s van de afdeling X gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren, moeten zij nu meerdere malen per dag proberen met elkaar in contact te komen. Hierdoor gaat er momenteel veel tijd (en dus effectiviteit) verloren, namelijk 0.50 uur per dag wat neerkomt op een wekelijks verlies van 2.5 uur.In de literatuur Schouten (2019) wordt uitgelegd wat een project is. De opdrachtgever heeft besloten om het creëren van een eigen kantoor voor de afdeling X als project te zien. Dit omdat het een specifiek doel heeft, en duidelijk begin en eind heeft en omdat het een tijdelijke samenwerking is van een groep mensen met verschillende kwaliteiten.

1.3 Projectdoelstelling Tijdens de projectvoorbereiding is er om een duidelijk inzicht te krijgen van wat de opdrachtgever precies voor ogen had, tijdens het intakegesprek gebruik gemaakt van de LSD-techniek. In de literatuur Schouten (2019) wordt ingegaan op deze techniek, namelijk Luisteren, Samenvatten en Doorvragen.In de literatuur Schouten (2019) staat dat het doel een onderdeel is van het plan van aanpak en aangeeft wat de opdrachtgever wil bereiken met het project. Het doel moet SMART geformuleerd zijn.

• / 4