Mijn naam is X. Ik ben werkzaam als manager Secretariaat Receptie op de

• / 3

VOORWOORD

Mijn naam is X. Ik ben werkzaam als manager Secretariaat & Receptie op de afdeling X & X Geneeskunde van het X te X. Ik woon in X centrum, ben getrouwd en heb een dochter van 9 uit een vorig huwelijk.In mijn functie ben ik als operatixel manager verantwoordelijk voor secretaresses, receptiemedewerkers, doktersassistenten en de modaliteit echo. Ik draag zorg voor het operatixle beleid, de dagelijkse aansturing van de teams, de invulling van de werkplekken, persxelsbeleid, verbeteren van processen en logistiek rondom de echo onderzoeken.Binnen deze unit werken ca. 40 vaste medewerkers en ca. 30 studenten verdeeld over het studententeam echo en studententeam receptie.Deze module opdracht schrijf ik voor de projectleider van de projectgroep X van onze afdeling. Deze projectgroep is verantwoordelijk voor de gehele verhuizing van de oudbouw naar de nieuwbouw en is hierdoor opdrachtgever van dit project.De aanleiding hiervoor is het voltooien van de module projectmanagement van de Bachelor Bedrijfskunde. Ik volg deze opleiding, omdat ik mijzelf verder wil ontwikkelen en door wil groeien als manager. Mijn uiteindelijke doel is een master bedrijfskunde behalen. 2 / 3

SAMENVATTING

De afdeling X & X Geneeskunde is een onderdeel van het X in X, een van de 8 academische ziekenhuizen in Nederland. Er wordt een nieuw ziekenhuis gebouwd op dezelfde locatie en binnenkort gaan alle afdelingen verhuizen. Voor de definitieve inhuizing wordt er een algemene open dag georganiseerd op een zaterdagmiddag.De afdeling heeft besloten in de ochtend ook een eigen open dag te organiseren voor alle medewerkers van de afdeling en hun familie. De familiedag. Hiervoor is een projectgroep opgericht. In dit document wordt het plan van aanpak beschreven voor de organisatie van de familiedag.Doel van het project is een feestelijke opening van de nieuwe afdeling X & X Geneeskunde met demonstraties van een aantal van onze beeldvormende diensten verspreid over de nieuwe afdeling en er wordt afgesloten met een lunch. Hiermee willen we de medewerkers meer bekend maken met hun nieuwe werkomgeving en hun familie een kijkje achter de schermen geven. Er worden ca. 400 bezoekers verwacht.

De productdecompositie ziet er als volgt uit:

Er is gekozen voor een eenvoudige, lineaire fasering:

Fase 1: Voorbereidingsfase

Fase 2: Uitvoeringsfase

Fase 3: Afrondingsfase

De projectgroep bestaat uit: opdrachtgever, projectleider, projectmedewerkers

en projectondersteuners.De out of pocket kosten worden begroot op ca. € 9.500,- en de te werken uren op ca. 185 uur.Voor dit project zijn de risico’s beperkt, omdat alle voorzieningen (o.a. locatie en catering) intern geregeld zijn. Mogelijke risico’s en bijbehorende maatregelen die

genomen worden om deze te beperken, zijn:

•Inhoud goody bags niet tijdig in huis: Spoedbestelling laten leveren bij

projectmedewerker thuis om lange interne verwerking van pakketten te omzeilen.

•Onvoldoende vrijwilligers: Projectgroepleden benaderen collega’s

persoonlijk om extra vrijwilligers te werven.

•Aangemelde bezoekers komen niet opdagen: Bestelling van

catering/goody bags met 10% verlagen voor de no shows.

•Cateraar komt te laat of met onvolledige bestelling: Nauw contact

houden met cateraar over inhoud en wensen.Familiedag Uitnodigingen Catering Demonstraties Flyer Kidsclub Goody bag

• / 3