NEVI 2 Expert Publiek deel 1

1 NEVI 2 – Expert Publiek deel 1 1 / 5

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Begrippenkader Inkoop................................................................................................3 Hoofdstuk 2. Publieke context en inkoopbeleid................................................................................8 Hoofdstuk 3. Inkoopbeleid en integriteit.........................................................................................10 Hoofdstuk 4. Spendanalyse..............................................................................................................12 Hoofdstuk 5. Rechtmatgheid..........................................................................................................14 Hoofdstuk 6. Portolioanalyse..........................................................................................................15 Hoofdstuk 7. Kostenmanagement...................................................................................................18 Hoofdstuk 8. Marktonderzoek.........................................................................................................20 Hoofdstuk 9. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen.....................................................................28 Hoofdstuk 10. Categorieplan en aanbestedingskalender................................................................30 Hoofdstuk 11. Contractvormen.......................................................................................................32 Hoofdstuk 12. Aanbestedingswet en opdrachtormulering.............................................................54 Hoofdstuk 13. Procedures en procedurekeuzes..............................................................................56 Hoofdstuk 14. Aanbestedingsstrategie............................................................................................63

2 2 / 5

Hoofdstuk 1. Begrippenkader Inkoop Volgens welk organisatemodel is inkoop hier ingericht? Centraal, decentraal of gecoördineerd?Centraal = strategische en tactsche taken zijn centraal belegd bij een inkoopafdeling of (bij een kleine organisatee een inkoper; besluitvorming inzake strategische taken ligt bij het bestuur.Operatonele taken kunnen zowel centraal als decentraal zijn belegd (indien decentraal zal de inkoopafdeling hiervoor doorgaans ondersteuning biedene.Decentraal = ieder organisateonderdeel is zelf geheel verantwoordelijk voor de uitvoering van inkooptaken. Besluitvorming kan eventueel (bij organisate breed belange wel centraal belegd worden. Er is geen afstemming met andere onderdelen over bijvoorbeeld gezamenlijke inkoop van vergelijkbare producten en diensten.Gecoördineerd = strategische en tactsche taken zijn decentraal belegd tenzij centraal voordeliger is. Zowel centraal als decentraal inkopers en/of inkoopafdelingen mogelijk. Operatonele inkooptaken zijn decentraal belegd eventueel centraal ondersteund met bestelsysteem.oVrijwillige coördinate = tussen verschillende inkoopgroepen worden allerlei leveranciersgegevens uitgewisseld. Op basis hiervan kan de vestging of werkmaatschappij zelf beslissen al dan niet in een jaarcontract te partciperen.oPenvoerderschap (lead buyership) = jaarcontract wordt afgesloten door de vestging of werkmaatschappij die als grootste gebruiker kan worden aangemerkt. De penvoerder coördineert de jaarbehoefen van verschillende werkgroepen en voert hierover onderhandelingen met leveranciers. De werkgroepen roepen naar behoefe rechtstreeks tegen deze contracten af.Lijnstaforganisate = leidinggevenden worden bijgestaan door stafafdelingen met staffunctonarissen die het lijnmanagement adviseren en informeren. De werknemer staat direct of indirect in verband met de leidinggevende en die weer met het lijnmanagement. Structuur is vooral voor zeer grote internatonaal opererende ondernemingen die qua actviteiten sterk verschillen.Ook bij de overheid komt deze organisatevorm voor.Inkoopcombinate = bundelen van inkoopkracht van een organisate met andere organisates.Wie is verantwoordelijk voor de inkooptaken en welke rol heef de afdeling inkoop?VerantwoordelijkRol inkoopafdeling Goedkeuren inkoopbeleid Gemeenteraad College van B&W Adviseur Actueel houden van inkoopbeleid Inkoop bewaakt dit neemt initatef tot evaluate en herziening Initator Besluit nemen inzake zelf doen of uitbesteden College van B&W Adviseur Goedkeuren aanbestedingsstrategie Opdrachtgever met mandaat voor de verplichtng Opsteller van de strategie trekker van het proces om tot strategie te komen Goedkeuren budget voor in te kopen producten diensten en/of werken Opdrachtgever op basis van procurateregeling Verifiëren dat de goedkeuring er is alvorens aanbesteding te starten Accorderen gunningsbesluit Opdrachtgever met procurate (mandaate voor de Opsteller van het besluit op basis van resultaten

3 3 / 5

verplichtngaanbesteding / beoordelingsteam Tips inzake de posite van de inkoopafdeling om het inkoop- en aanbestedingsbeleid na te leven, bijvoorbeeld inkoop betrekken bij alle uitgaven boven de 50K.-Communicate over het beleid (naar stakeholderse -Informateve pagina op intranet -Inkoopuitgaven inzichtelijk maken door middel van een spend analyse -Uitleggen aan stakeholders wat inkooprechtmatgheid precies inhoudt Ontwikkelstadia Inkoopfuncte (inkoopontwikkelingsmodel) Fase 1 – Gericht op transacte -Strategievorming en leveranciersmanagement uiterst intuïtef -Toegevoegde waarde inkoopfuncte is realiseren van beschikbaarheid van goederen -Inkopen staat gelijk aan bestellen vooral operatonele inkoop (uitvoerend administratefe Weinig tot geen specifieke scholing en sterk taak georiënteerd -Geen inkoopprocedures en inkoopoverzicht -Gestuurd op basis van klachten -Systemen (indien gebruikte vooral zelf ontwikkeld en logistek ingericht Fase 2 – Commercieel gericht -Inkoopfuncte en leveranciersmanagement vooral gericht op prijs -Inkoop gaat een eigen afdeling vormen en inkoopfuncte functoneel specificeren -Contracteren wordt één van de hoofdtaken -Management houdt zich bezig met jaarplannen en focus op besparingen -Gebruik maken van gescheiden zelf ontwikkelde systemen met prijsinformate -Eenvoudige prestatemetngen betreffen prijs en leverprestate en metng van gerealiseerde besparingen -Inkoopstaf; operatonele en initële inkopers met relevante ervaring (vaardigheden vooral zaken als onderhandelen en prijsanalyses Fase 3 – Coördinate inkopen -Rudimentaire strategische beleidsvorming gericht op interne coördinate van inkoop -Naast prijs en kosten wordt inkoop gezien als beïnvloeder van het kwaliteitsniveau -Leveranciersmanagement staat centraal synergievoordelen door bundelen inkoopkracht -Gecentraliseerde inkoopafdeling -Aandacht voor communicate en intente tot (internee samenwerking -Geautomatseerde gescheiden systemen -Pakket aan tools wordt steeds breder nadruk op gebruik inkoopportolio

4 4 / 5