Procesoptimalisatie van het

De weg naar een optimale controle Procesoptimalisatie van het verbandscontroleproces bij de Inspectie Leefomgeving en Transport Femke Ras 1 / 4

1 Bachelor scriptie Finance & Control 2020-2021

Titel: De weg naar een optimale controle

Ondertitel: Procesoptimalisatie van het verbandscontroleproces bij de Inspectie Leefomgeving en Transport

Naam: Femke Ras

Studentnummer: 0950974

Klas: FC41

E-mail: [email protected]

Opleiding: Finance & Control

Instituut: HRBS-Finance

Onderwijsinstelling: Hogeschool Rotterdam

Startdatum: 01-03-2021

Datum van afronding: 30-06-2021

Organisatie: Inspectie Leefomgeving en Transport

Afdeling: Vergunningverlening Ondersteuning en Afhandeling

Adres: Rijnstraat 8 te Den Haag

Bedrijfsbegeleider: De heer Van ’t Hoff

Afstudeerbegeleider: De heer Laghzaoui

Docent Nederlands: Mevrouw C. Claij

Examinator: De heer Oostdijk

• / 4

2 Voorwoord Ter afsluiting van mijn studie Finance and Control aan de Hogeschool Rotterdam dien ik een afstudeeronderzoek uit te voeren bij een organisatie. Het rapport dat hier voor u ligt, is het eindproduct van dit onderzoek. In opdracht van de Inspectie Leefomgeving en Transport heb ik dit onderzoek mogen uitvoeren. De opdracht was een procesoptimalisatie van de verbandscontroleprocessen bij de afdeling Vergunningverlening Ondersteuning en Afhandeling. Dit onderzoek sprak mij meteen aan aangezien het een complex proces is binnen een zeer complexe organisatie. Hierbij sprak vooral de uitdaging van de complexiteit in dit vraagstuk mij erg aan.

Het onderzoek heb ik uitgevoerd in de periode van begin maart 2021 tot en met begin juli 2021.Tijdens deze periode heb ik mijn kennis kunnen verbreden op het gebied van verbandscontroles, processen en de optimalisatie hiervan en ook de verschillende verbetermodellen waarvan gebruik kan worden gemaakt tijdens een optimalisatie.

Allereerst wil ik graag mijn begeleiding vanuit de Inspectie Leefomgeving en Transport bedanken.Hierbij in het bijzonder Niels van ’t Hoff, die deze opdracht mogelijk heeft gemaakt. Ik wil hem bedanken voor de kans om mijn onderzoek op zijn afdeling uit te voeren en ook wil ik hem bedanken voor zijn vertrouwen in mij. Hiernaast wil ik graag Deni Lankhuijzen en Nicolette Hulsbos bedanken voor hun begeleiding tijdens mijn onderzoek. Ook de overige medewerkers binnen de afdeling, die mee hebben gewerkt aan het onderzoek, wil ik graag bedanken. Hiernaast wil ik ook graag de begeleiding vanuit de Hogeschool Rotterdam bedanken. In het bijzonder wil ik graag mijn afstudeerbegeleider de heer Laghzaoui bedanken voor de begeleiding tijdens mijn gehele afstudeerperiode. Hiernaast wil ik ook graag mijn docent Nederlands, mevrouw Claij, bedanken voor haar feedback op het rapport.

Ik wens u veel plezier tijdens het lezen van mijn onderzoek.

Femke Ras

Rotterdam, 30 juni 2021

• / 4

3 Managementsamenvatting Door de laatste reorganisatie van de ILT is de indeling van de organisatie op vele vlakken veranderd, echter is het verbandscontroleproces niet meegenomen met de reorganisatie. Ook hebben de verschillende sectoren door de reorganisatie een groot aantal systemen waardoor het uitvoeren van de verbandscontrole ook veel werk en hiermee veel tijd kost. Dit proces wordt door beide punten ook op verschillende manieren uitgevoerd.

Het doel van dit onderzoek is dan ook om het verbandscontroleproces helder in kaart te brengen en waar mogelijk te stroomlijnen op de verschillende onderdelen van de afdeling VOA, om zo het proces te uniformeren en optimaliseren. Tijdens dit onderzoek wordt de volgende hoofdvraag beantwoord: "In hoeverre kunnen de verschillende verbandscontroleprocessen van de afdeling Vergunningverlening, ondersteuning en afhandeling van de Inspectie Leefomgeving en Transport geoptimaliseerd worden?". Om deze hoofdvraag te beantwoorden is een kwalitatief onderzoek uitgevoerd. Hiervoor is in het eerste deel van het onderzoek een theoretisch kader opgesteld aan de hand van literatuuronderzoek. In het tweede gedeelte van het onderzoek is praktijkonderzoek uitgevoerd. Bij het praktijkonderzoek is gebruikgemaakt van observaties, interviews, interne documenten en persoonlijke communicatie.

Op basis van de theorie en persoonlijke communicatie met de opdrachtgever is aan de hand van beoordelingscriteria een keuze gemaakt in welk optimalisatiemodel toegepast moest gaan worden tijdens dit onderzoek. De keuze is hierbij gevallen op het model Lean-Six Sigma, omdat dit model het beste aansloot bij de wensen van de optimalisatie van de opdrachtgever. Hierna is het huidige proces in kaart gebracht aan de hand van interviews en interne documenten. Hieruit is gebleken dat het proces op drie verschillende manieren wordt uitgevoerd en dat ook tussen de sectoren een groot verschil zit in de cyclustijd van het proces. Vervolgens is de DMAIC-cyclus uitgewerkt om zo tot aanbevelingen te komen voor het proces.

Om de DMAIC-cyclus uit te werken zijn verschillende tools toegepast. Allereerst is een project charter opgesteld om een duidelijk beeld te krijgen van het proces en het onderzoek. Vervolgens zijn met behulp van verschillende SIPOC-diagrammen de drie procesverlopen in kaart gebracht. Hierna is een stakeholdersanalyse uitgevoerd met behulp van de Mendelow-analyse om vast te stellen welke stakeholders het belangrijkst zijn voor het onderzoek. Hieruit kwam naar voren dat het afdelingshoofd en de twee financial controllers het meest betrokken dienen te worden bij het onderzoek, omdat zij de meeste interesse en macht hebben als het aankomt op het onderzoek. Na het uitvoeren van de stakeholdersanalyse zijn de VOC’s, CTQ’s en verspillingen van het proces vastgelegd. De processtappen en de verspillingen zijn vervolgens gemeten aan de hand van schattingen van de medewerkers van het proces. Hieruit zijn op gebied van de verspillingen de resultaten uit figuur 42 naar voren gekomen. Ook zijn met behulp van de metingen verschillende Value Stream Maps gemaakt, welke een visueel overzicht geven van de tijdsduur per processtap en van waar de verspillingen zich bevinden in het proces.

Verspilling- nummer Verspilling Per tertiaal VBC in minuten Per jaar VBC in minuten Per jaar VBC in uren

• Het uitvoeren van veel handmatig werk. 950 2850 47,5

2 Het hebben van een groot aantal verschillende systemen. 1280 3840 64

• Het niet uniform zijn van het proces. 3960 11880 198

4 Het proces staat niet vast of uitgeschreven en ook zijn geen minimale eisen vastgesteld. 480 1440 24

• / 4