Samenvatting Nevi I Uitvoeren van onderhandse procedures

Samenvatting Nevi I Uitvoeren van onderhandse procedures

Algemene inleiding

Onderhandse aanbestedingsprocedures: specificeren, selecteren, contracteren.

Drie onderwerpen die aan de orde komen als het tactische proces is afgerond: operationele inkoop, contractbeheer en contractmanagement.

4 W’s: Wie, Wat, Waarde en Welke procedure.

Wie = Is het een aanbestedende dienst of niet?Wat = Om welke soort overheidsopdracht gaat het? We hebben verschillende voorwerpen van een aanbesteding wat werken, leveringen of diensten kunnen zijn maar tegelijkertijd kan het ook een raamovereenkomst zijn.Waarde = De raming van de waarde van de aanbesteding.

Wat is de staat? Rijksoverheid, dit zijn de ministeries van volksgezondheid. Alle ministers voeren werk uit voor de staat wat betekend dat het een publiekrechtelijke rechtspersoon is.

Publiekrechtelijke instelling is expliciet een privaatrechtelijke instelling die voor meer dan de helft door de overheid wordt gefinancierd.Daarnaast betekend niet aanbestedingsplichtig dat het geen aanbestedende dienst is.

• Ziekenhuis is semi-publiek. Het ziekenhuis is geen publiekrechtelijke persoon maar een privaatrechtelijke persoon. Wat voor

privaatrechtelijk rechtspersoon kan een ziekenhuis zijn? Het kan een stichting of BV zijn. De financiering: Een streekziekenhuis wordt meer en deels gefinancierd door burgers tenzij de financiering uit minder dan de helft publieke middelen bestaat (bijv.privékliniek), dus meer en deel privé. Meestal is het een stichting, omdat ze geen winst willen maken.

• Een hogeschool is vaak een publiekrechtelijke instelling. Maar officieel: Het is altijd een privaatrechtelijke rechtspersoon die

publieke taken uitvoert.

Wat is een bezwarende titel? Er staat een tegenprestatie tegenover die ook op geld kan worden gewaardeerd. Is een transactie gratis, dan valt het niet onder de term overheidsopdracht. Je mag niet iets gratis uitvoeren, om te voorkomen dat je niet hoeft aan te besteden.

Onderhandelingsprocedure zonder aankondiging: Je kondigt het niet aan en gaat meteen onderhandelen met de leverancier. Bijvoorbeeld met spoed als je snel mondkapjes moet inkopen.

Level playing field (gelijk speelveld): Een situatie waarbij de concurrentie niet wordt vervalst en iedereen op transparante wijze gelijk wordt behandeld. Er zijn waarborgen ingebouwd om corruptie te voorkomen, bijv. iedereen op de hoogte houden dat bij een marktconsultatie leverancier x betrokken was. De wet zegt dat je daar transparant in moet zijn en iedereen van op de hoogte moet stellen.

Economisch Meest voordelige Inschrijving (MVI) is een paraplu voor 3 verschillende gunningscriterium: beste prijs-kwaliteitverhouding, laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit en laagste prijs.

TCO: total cost of ownership. Is handig als uitgangspunt in je aanbesteding, omdat je dan niet meer voor verassingen staat van kosten die achteraf komen. Meerwerk komt omdat je heel erg op de laagste prijs hebt gezeten, waar je nadien niet mee wegkomt. De leverancier komt vervolgens met een zooi van onderhoud etc. waardoor de TCO uiteindelijk duurder uitvalt als bij andere leveranciers. Activity trap: de leverancier heeft er alleen maar baat bij dat er meer incidenten of storingen komen, want dan kan hij meer in rekening brengen. TCO probeert dit te voorkomen door te kijken naar de verborgen kosten.

Laagste prijs: Bij beveiligingsdiensten kun je bijvoorbeeld niet op de laagste prijs zitten, want dan is de kwaliteit wellicht niet goed. Het gaat erom dat bpkv als hoofdregel wordt geregeld, want dit heeft het Europese hof afgesproken. Je mag alleen op laagste prijs als er gemotiveerd kan worden dat er kwalitatief nauwelijks onderscheid is.

• / 6

Hoofdstuk 1: Doorlopen van onderhandse aanbestedingsprocedures

Onderhandse aanbestedingsprocedures: De opdracht wordt uit de hand gegund. Dat houdt in dat er voor de opdracht geen openbare aankondiging wordt geplaatst. De aanbestedende dienst bepaalt zelf aan welke ondernemer(s) een offerte wordt gevraagd. Er zijn twee vormen: de enkelvoudig onderhandse procedure en de meervoudig onderhandse procedure.

!! Enkelvoudig onderhandse procedure: De opdracht wordt één-op-één gegund aan de ondernemer die de aanbestedende dienst daarvoor heeft gekozen.

• Deze procedure kun je toepassen op opdrachten van geringe waarde, zoals vastgelegd in het eigen

inkoop- en aanbestedingsbeleid. Hierbij wordt de Gids Proportionaliteit in acht genomen.

• Geen concurrentiestelling en dus geen marktwerking. Het is belangrijk dat de aanbestedende dienst

een goed inzicht in de markt heeft en een zorgvuldige raming maakt van de opdrachtwaarde.Daarmee kan objectief worden vastgesteld of de financiële aanbieding marktconform is.

• De aanbestedende dienst moet op basis van objectieve criteria één ondernemer selecteren. Op basis

van deze objectieve criteria moet de aanbestedende dienst, op diens verzoek, aan ondernemers kunnen motiveren waarom de betreffende ondernemer is uitgenodigd.

• Deze procedure biedt de grootste vrijheid voor de inrichting van de offerteaanvraag.
• Geen uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria.
• Er kan wel sprake zijn van een programma van eisen en wensen of bestek, hoeft niet.
• Altijd sprake van contractuele voorwaarden.
• Deze procedure heeft de kortste doorlooptijd.
• Bureaucreatie en administratieve lasten zijn gering.
• Er moet een redelijke termijn voor uitbrengen van een offerte worden geboden.
• Onderhandelen over de offerte mag.
• De opdracht kan direct gegund worden, geen beroeps- en bezwaartermijn.

!! Meervoudig onderhandse procedure: De opdracht wordt gegund na concurrentiestelling tussen een beperkt aantal ondernemers die door de aanbestedende dienst zijn gekozen.

• Deze procedure kun je toepassen op opdrachten zoals vastgelegd in het eigen inkoop- en

aanbestedingsbeleid. De Gids Proportionaliteit moet worden gevolgd.

• Er wordt een beperkt aantal ondernemers (minimaal drie en maximaal vijf) uitgenodigd.

Concurrentiestelling is dus mogelijk en marktwerking blijft aanwezig.

• Voor het selecteren van ondernemers kan worden gewerkt met zogenaamde groslijsten.
• Uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en/of selectiecriteria alleen als ondernemers onbekend zijn.

Past de aanbestedende dienst deze toe, dan is het verplicht het UEA toe te passen.

• De uitvraag dient te voldoen aan de beginselen en uitgangspunten van het aanbestedingsrecht:

transparantie, gelijke behandeling en proportionaliteit.

• De bureaucratie en administratieve lasten zijn zowel voor de aanbestedende dienst als voor de

geselecteerde ondernemers veel lager dan bij de nationale en Europese procedures, terwijl toch de concurrentiestelling en marktwerking gewaarborgd blijven. Veel aanbestedende diensten leggen daarom in hun inkoop- en aanbestedingsbeleid vast dat er tot aan de Europese drempelbedragen meervoudig onderhands mag worden aanbesteed.We hebben te maken met: Uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria. Het verschil tussen een openbare en niet openbare Europese aanbesteding is dat je bij een niet openbare Europese aanbesteding selectiecriteria hebt, je wilt namelijk het aantal gegadigden beperken.

Verschil tussen geschiktheidseisen en selectiecriteria: De een gaat over de aanbieder en de ander over de aanbieding. Bij selectie kun je naast knock out iets zeggen over het geven van rapportcijfers, in hoeverre iemand geselecteerd is om tot de laatste 5 te behoren en de overige vallen dan af. Als nummer 6 klaagt dat hij niet is geselecteerd dan ga je dat motiveren door aan te sluiten bij het rapportcijfer van nummer 5. Een selectiecriterium kan ook de manier waarop je met klanten en gastvrijheid omgaat in het bedrijf zijn.

Bij MVO moet je terughoudend zijn met je uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Tenzij je te maken hebt met heel veel nieuwe toetreders op de markt, want dan kun je beredeneren dat je wel geschiktheidseisen gaat hanteren omdat je de markt en toetreders nog niet goed kent.

Verschil selectiecriteria en gunningscriteria: Gunning is op de aanbieding en selectie is op de aanbieder. Bij selectiecriteria kijk je naar de inschrijver bij de niet openbare procedure om de kandidaten te beperken. Bij gunningscriteria kijk je naar de inschrijving, ofwel hetgeen waar je de kandidaten op gaat beoordelen. 2 / 6

Facultatieve uitsluitingsgronden: Deze moet je nog expliciet aanvinken in de formulieren om ze van toepassing te verklaren, ofwel ‘de aanbestedende dienst kan’.

Meervoudig onderhandse procedure: proces:

• Offerteaanvraag opstellen met programma van eisen of bestek en een concept overeenkomst en/of

algemene inkoopvoorwaarden.

• De aanbestedende dienst kiest zelf de ondernemers die worden uitgenodigd een offerte in te dienen.
• De procedure kan worden gepubliceerd via een elektronisch systeem of per email.
• Mogelijkheid tot vragen stellen (Nota van Inlichtingen).
• Beoordelen op basis van gunningscriteria.
• Redelijke termijn voor opstellen offertes.
• Opschortende termijn na meedelen gunningsbeslissing.

Meervoudig onderhandse procedure: selecteren ondernemers:

• Proportioneel aantal ondernemers uitnodigen. Als meer ondernemers worden uitgenodigd, worden er

ook meer ondernemers aan het werk gezet om een offerte te maken. Dit verhoogt de transactiekosten, die dan niet meer in verhouding staan tot de opdrachtwaarde.

• Ondernemers moeten een gelijke kans hebben om tot de geselecteerde ondernemers te behoren. De

aanbestedende dienst moet gemotiveerd op objectieve gronden kunnen motiveren waarom deze ondernemers zijn uitgenodigd.

• Kiezen op objectieve gronden.
• Er is in de aanbestedingsprocedure alleen sprake van het hanteren van uitsluitingsgronden en

geschiktheidseisen en/of selectiecriteria als de uitgenodigde ondernemers nog niet bij de

aanbestedende dienst bekend zijn. Er is altijd wél sprake van:

• Gunningscriteria.
• Een programma van eisen en wensen of bestek.
• Contractuele voorwaarden.

- Uitnodigen lokale ondernemers mag:

• Definitie ‘lokale ondernemer’ moet openbaar zijn.
• Alleen maar lokale ondernemers uitnodigen mag niet.

Meervoudig onderhandse procedure: kenmerken:

• Procedure moet volstrekt duidelijk zijn voor inschrijvers.
• De procedure heeft een relatief korte doorlooptijd.
• Onderhandelen over de offertes is niet toegestaan.

- Gunningsbeslissing motiveren:

• Zelfde eisen als Europese aanbestedingsprocedure.
• Scores van inschrijving en winnende inschrijving, motivatie als niet maximaal is gescoord met

de kenmerken en relatieve voordelen van de winnende inschrijver.

• Lengte opschortende termijn is vrij en dient voldoende te zijn om effectieve rechtsbescherming

mogelijk te maken (circa 10 dagen).Laat de opschortende termijn ook de vervaltermijn zijn. Als je een opschortende termijn hebt van 10 dagen gaan we geen overeenkomst sluiten met de winnende leverancier en mag je bezwaar aantekenen. Ga je buiten de termijn zitten dan is de termijn ook vervallen. Een opschortende termijn zonder vervaltermijn betekend dat je aan langer als die 10 dagen zit.

Wanneer enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden:

• Ligt vast in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de aanbestedende dienst. Hierbij moet rekening

gehouden worden met de voorschriften uit de Gids Proportionaliteit (zie onderstaande schema’s).Groen = doen, rood = niet toegestaan (tenzij de afwijking gemotiveerd wordt), oranje = grensgebied.Het oranje gebied geeft de overgang tussen twee procedures aan.

- In deze schema’s is geen rekening gehouden met:

• Grensoverschrijdend belang. Bij opdrachten onder de Europese drempelwaarden die een

duidelijk grensoverschrijdend belang hebben, wordt een nationale aanbestedingsprocedure gevolgd.

• Sociale en andere specifieke diensten waarvoor in afwijking van de reguliere Europese

drempelwaarde voor diensten een bedrag van €.000 geldt.

• / 6

Leveringen en diensten decentrale overheid

Werken voor alle klassieke overheden

Centrale overheid: grensbedragen en aangewezen procedures

Wat is het verschil tussen een nationale aanbesteding en een mvo? Een nationale aanbesteding is onder de Europese drempel en boven de drempel van mvo. Bij een nationale aanbesteding kunnen leveranciers zich gewoon op de aanbesteding inschrijven en bij mvo kies je de leveranciers van tevoren uit. Daarnaast moet er bij nationale aanbesteding gepubliceerd worden op tendernet met een aankondiging in Nederland.

Waar kan ik aan opmaken of iets enkelvoudig onderhands kan worden aanbesteed? In het eigen inkoopbeleid van de organisatie staat wanneer iets meervoudig en enkelvoudig mag worden aanbesteed.

Hoofdstuk 2: Termijnen en planningen bij onderhandse procedures

!! Termijnen onderhandse procedures:

• Bij enkelvoudig onderhandse procedures ben je vrij om de termijnen te bepalen.

- Termijnen bij meervoudig onderhandse procedure:

• Verstrekken van inlichtingen (Nota van Inlichtingen): minimumtermijn van 6 dagen, 4 dagen

bij urgente situaties.

o Indienen van inschrijvingen:

• Mededelen van uitsluiting en afwijzing: moet proportioneel zijn in relatie tot de planning van

de gehele procedure. De afwijzing moet zo vroeg mogelijk in het aanbestedingsproces worden verzonden. Dan is er voldoende mogelijkheid voor uitwisseling van informatie voordat het kan gaan escaleren. Gebruikelijk is om 15 dagen aan te houden.

• Opschortende termijn gunningsbeslissing: proportioneel en moet voldoende zijn om

effectieve rechtsbescherming mogelijk te maken. Gebruikelijk is om 10 dagen aan te houden.

• / 6