Tentamen organisatieontdekker samenvatting

Tentamen organisatieontdekker samenvatting Basisboek interne communicatie

Hoofdstuk 1: context van interne communicatie

1.1 Een organisatie wat is dat eigenlijk?

Organisaties: Doelrealiserende samenwerkingsverbanden tussen mensen. Een

organisatie is een afspraak hoe het samenwerkingsverband georganiseerd is→ de afspraak wordt soms verandert dan wordt er gesproken van een reoganisatie→ organisatieverandering.

Actorenanalyse: Wordt gebruikt om te kijken met welke organisaties een

organisatie te maken heeft→ is een werkvorm waarin je een groep mensen uitnodigt om zelf actief aan de slag te gaan met een vraag.

1.2 Wat gebeurt er nou werkelijk in een organisatie?Organigram: De formele verdeling van functies ten opzichte van elkaar en hun onderlinge hiërarchische verhouding.Expliciete organisatieImpliciete organisatie Een organigram met functiesRollen die mensen vervullen en relaties die ze hebben RationaliteitIrrationaliteit, emoties, gevoelens Procedures, bevoegdhedenOngeschreven regels, ondergrondse patronen, persoonlijke verhoudingen Macht (op grond van positie) Invloed en invloed besef Beheersmatig plannenFlexibel ontwikkelen Inhoud en taakBedoeling/betrekking, expressie Gelijk hebben Gelijk krijgen De knikkersHet spel, het politiek gedrag Huisstijl, aankleding en inrichting, gedragscode Zo zijn onze manieren, de stijl van het huis

Formele communicatie: Bijeenkomsten,

vergaderingen, communicatiemiddelen

Informele communicatie: Wandelgangen,

geruchten, koffieautomaat gesprekken

Verborgen regels: Onbewuste drijfveren in het handelen van mensen. Hebben een

functionele kant en een disfunctionele kant.-Functionele kant: Ze zorgen voor stabiliteit en voorspelbaarheid in onze relaties.-Disfunctionele kant: Ze perken de gedragsvrijheid in, ze kunnen je belemmeren om helemaal jezelf te zijn, om eerlijk te zeggen wat je van iets vindt. 1 / 3

Gewoontepatronen: Ongeschreven regels over wat wel en niet mag in de omgang met

elkaar en wat wel en niet over deze omgang mag worden gezegd.Als je in een organisatie werkt is het de moeite waard om de ongeschreven regels te (leren) kennen, ze helpen je te overleven en succes te hebben.Ongeschreven regels zijn door niemand bepaald maar worden door de jaren heen gevormd→ het is onderdeel van de cultuur.Het Ondertussen: Is het gene wat parallel aan jouw kijken en handelen elders gebeurt, zonder dat je dat opmerkt.Verandermanagement: Als je probeert iets te veranderen in een organisatie, je wilt bijvoorbeeld twee afdelingen samenvoegen, dan richt je je aandacht daarop. Je denkt na over hoe je dat aanpakt, wie erbij betrokken zijn, wat erbij komt kijken etc.

Hoofdstuk 2: Communicatie in organisaties

2.1 Naar een beter communicatiemodel

Communicatie: Eenmalige gebeurtenis van stappen die elkaar opvolgen→ een

lineair transport van een boodschap van een zender naar een ontvanger.Tweerichtingsverkeer, zender en ontvanger wisselen tussendoor van rol.

Informeren: Wordt gezien als eenrichtingsverkeer.

2.2 Definitie van communicatie Communicatie: De productie, uitwisseling en betekenisgeving van boodschappen tussen mensen, die plaatsvinden binnen een context van informationele, relationele en situationele factoren, met als doel elkaar te beïnvloeden.

2.3 Definitie van interne communicatie Interne communicatie: Een proces van uitwisseling van boodschappen en betekenisgeving daarvan tussen personen die beroepshalve betrokken zijn bij de organisatie.

2.5 Doelen en functies van interne communicatie Doel van communicatie is om elkaar te beïnvloeden.IC strategiemodel: Model waarin doelen van de interne communicatie worden verwoord en

verbeeld:

Doel → Ervan wetenBegrip hebben OndersteunenBijdragen Zelf doen Strategie → Vertellen VerduidelijkenVertalen Adviseren Creëren Rol management → Uitleggen Toelichten Presenteren VoorleggenInitiëren Voorbeeld → Email Nieuwsbrief Directiemail Prikbord Zeepkist Presentatie Dagstart Briefing Training Workshop Seminar Teamoverleg Werklunch Samen problemen aanpakken 2 / 3

Eigenaarschap medewerkers →

- - - + / - + + +

Interactiviteit →

Er zijn meerdere functies van interne communicatie in een organisatie:

➔Smeerfunctie: Interne communicatie zorgt ervoor dat de werkzaamheden efficiënt worden uitgevoerd.➔Bindfunctie: Met communicatie wil het management de medewerkers ‘binden’ aan de organisatie. Er wordt gewerkt aan trots, het wij-gevoel en de identiteit.➔Interpretatiefunctie: Communicatie als uitwisseling tussen mensen zorgt ervoor dat je kunt ontdekken dat je op verschillende manieren naar een onderwerp of gebeurtenis kunt kijken.

2.6 Soorten informatie in organisaties

Goede informatie heeft een aantal eigenschappen:

-Tijdig verstrekt en ontvangen -Inhoudelijk correct -Relevant en bruikbaar -Helder en toegankelijk -Compleet Medewerkers hebben verschillende soorten informatie nodig om te kunnen functioneren:

➔Taakinformatie: Is informatie over het werk dat iemand doet.

➔Beleidsinformatie: Is vanuit het management naar de medewerkers en gaat over de koers die het bedrijf vaart, waarheen en waarom.

➔Beheersinformatie: Informatie over de voortgang, heet ook wel management

informatie.➔Sociale informatie: Informatie over allerhande personeel thema's en sociaal beleid.

2.7 Informatiebehoefte Informatiebehoefte is individueel bepaald, de zender zal het nooit ‘perfect’ kunnen doen→ -Hoe sterker een onderwerp iemand raakt of iemand dat belangrijk vindt, des te groter zijn behoefte aan informatie over dat onderwerp.-De behoefte aan informatie hangt sterk af van de mate waarin iemand zich identificeert met de organisatie.Contaminatie effect: Als medewerkers weerstand hebben op een bepaald onderwerp waar ze informatie over krijgen vinden ze het moeilijk om te communicatie daarover positief te waarderen, ook al is de informatie zorgvuldig en goed geweest.

2.8 Verschijningsvormen van interne communicatie

Er zijn 2 verschillende vormen van communicatie in een organisatie:

1.Formele communicatie: Allerlei formele besprekingen en officiële online en

schriftelijke communicatie vormen.

2.Informele communicatie: Alle niet-officiële en ongeorganiseerde vormen van online en offline communicatie.

• / 3