Verschillende termen voor Facility Management:

Basisboek FM Hoofdstuk 1 1.1 Inleiding

Verschillende termen voor Facility Management:

-Object management (Zwitserland) -Property management, operations and maintenance management (VS) -‘The Institute of Workplace and Facilities Management’ (Engeland) -Work environment manager (Frankrijk) Je kan Facility Manager zijn in dienst van een organisatie of ingehuurde commerciële dienstverlener. Andere werken als adviseur, specialist of als zelfstandig ondernemer.

Het functioneren van het facilitair bedrijf in sterke mate van invloed is:

-op de tevredenheid van de medewerkers, -op het imago van de organisatie en -op de mate van duurzaamheid van de bedrijfsvoering.

IFMA (International Facility Management Association): Facility management is

een vak die zorgt voor functionaliteit, gemak, veiligheid en efficiëntie van de omgeving door het samenvoegen van mensen, plaatsen, processen en technologie. → Nadruk op de instandhouding van de kwaliteit van de gebouwde omgeving door een geïntegreerde benadering van de facilitaire ondersteuning, tegen zo laag mogelijke kosten.

NEN-EN 15221: Facility management is de integratie van processen binnen een

organisatie, om overeengekomen diensten te ontwikkelen en in stand te houden, gericht op de ondersteuning en bevordering van de effectiviteit van het primaire proces. → Nadruk op het ondersteunen van de effectiviteit van het primaire proces.

ISO 41011: Facility management is een organisatorische functie die mensen,

locaties en processen integreert binnen bebouwde omgeving met als doel de levenskwaliteit van mensen en de productiviteit van de kerntaken te verbeteren.→ Denken aan toegevoegde waarde door de verbinding te leggen tussen het facilitaire proces en de meerwaarde die dit proces oplevert voor de mens en de organisatie. 1 / 4

1.2 Facility Management in de organisatie Facility management is het bedrijfsonderdeel dat verantwoordelijk is voor een optimale werk-, verblijfs- en zorgomgeving - zowel als fysiek (gebouwde omgeving) als virtueel.

1.2.1 Facility Management in de organisatiestructuur

3 organisatieniveaus: Strategisch, Tactisch en Operationeel.

OrganisatieniveauFocus Activiteit Achterliggende vragen

Strategisch Richten:

Afstemmen organisatie op externe ontwikkelingen → beleid Vaststellen van de voorzieningen en het kwaliteitsniveau Wat wil de markt en hoe reageren wij daarop?

Tactisch Inrichten:

Vertalen vastgestelde koers naar de inrichting van de interne organisatie Bepalen van het assortiment, het aanbod, de personeelsinzet, eventuele uitbesteding en de inkoop Wat is mogelijk tegen welke prijs?Wie voert dat uit, wanneer en waar?

Operationeel Verrichten:

Uitvoeren van de activiteiten om koers te realiseren.Uitvoeren van de diensten en levering van middelen (Bijvoorbeeld kantoorartikelen) Hoe voeren we de opdracht met het vereiste serviceniveau uit tegen de afgesproken prijs met een hoge klanttevredenheid?

1.2.2 De klant

3 soorten klanten: bepalende klant, betalende klant en de genietende klant.

Voorbeeld:

Bepalende klant (cliënt): bvb. Organisatie

Betalende klant (customer):bvb. Afdelingsmanager

Genietende klant (customer/ of end user): bvb. medewerker

1.2.3 Ontwikkelingsfasen van de facilitaire organisatie

De plaats van het facilitaire bedrijf in de organisatiestructuur (de harkjes) bepaalt aan wie de facility manager verantwoording moet afleggen en deze hangt voor een groot deel af van de besturingsfilosofie van de totale organisatie.Diverse indelingen zijn mogelijk, afhankelijk van waarde de organisatie nadruk op wil leggen. 2 / 4

De ontwikkeling die veel facilitaire bedrijven doormaken: beheerorganisatie,

regieorganisatie, demand-organisatie.

-Beheerorganisatie:

• Facilitaire diensten samengevoegd tot één

bedrijfsonderdeel

• Werkt veelal met een door de directie

vastgesteld budget

- Kenmerken: Omvangrijke eigen facilitaire

organisatie (lage uitbestedingsgraad), Focus op uitvoering, Diverse (interne) leveranciers die op basis van inspanning worden gecontracteerd).

-Regieorganisatie:

• Meer aandacht voor kwaliteit, flexibiliteit en kosten van dienstverlening
• Uitbesteding zal niet beperkt tot één dienst blijven → Steeds een groter

deel van aanbod van facilitaire diensten

• Facility manager moet klantvraag vertalen naar een passend

dienstenaanbod, dat overeengekomen aanbod inkpen in de markt en de contracten beheren

- Kenmerken: Een compacte sturende facilitair-management organisatie,

Focus op afstemmen van vraag en aanbod, Enkele partners die op basis van prestatieafspraken gecontracteerd zijn.-Demand-organisatie

• Hoe meer leveranciers, hoe meer contracten, contactpersonen, facturen,

overlappen en hiaten

• IFM: Integrated facility management = TFM: total facility management =

IFS: Integrated facility services

• Uitbesteding van processen
• Één leverancier & één contract → overzichtelijk → veel afhankelijkheid
• Vooral multinationals kiezen hiervoor

- Kenmerken: Minimale facilitair-management organisatie,

Focus op vraag definiëren, Samenwerking met één of enkele partners in langdurige relatie (partnership). 3 / 4

1.3 De taken en verantwoordelijkheden van de facility professional Facility professionals realiseren een fit-for-use omgeving. Zij doen dit door ruimte, techniek, services, processen en mensen met elkaar te verbinden.Facility professionals creëren een passende beleving binnen de gestelde middelen, met als doel om meerwaarde voor de organisatie te creëren.

Fit-for-use: Geschikt voor het beoogde gebruik en dus afgestemd op de wensen

en behoeften van de organisatie en de gebruikers.

Dit heeft betrekking op:

-Omgeving: Fysieke of virtuele omgeving met uitzondering op privédomein.

-Ruimte: De gebouwde, virtuele en soms ook tijdelijke (werk) omgeving en

inrichting.

-Techniek: Het geheel van (bouw)technische structuren en voorzieningen.

-Sevices: Het geheel van facilitaire producten en diensten (soft services).

-Processen: Ondersteunen van de primaire functies van een bedrijf door

het organiseren en integreren van facilitaire voorzieningen en diensten in activiteiten die waarden toevoegen.

-Mensen: De (eind)gebruikers, de verschillende belanghebbende van de

organisatie, facilitaire medewerkers. Zorgen dat mensen het beste kunnen presteren.

-Beleving: Bij het ontwikkelen en leveren van een product, dienst of

concept wordt rekening gehouden met totale perceptie van de gebruiker.

-Middelen: Het budget, ruimte, kennis en vaardigheden die ter beschikking

staan om de dienstverlening in te richten.

-Meerwaarde: De impact van de dienstverlening van de facility professional

op het functioneren van de organisatie.

-Organisatie: Een persoon of groep die een eigen functie heeft met

verantwoordelijkheden, bevoegdheden en relaties om haar doel te realiseren (NEN-ISO 41011).Om fit-for-use te realiseren moet de facility professional aandacht geven aan de

volgende onderwerpen:

-De interne klant -De externe klant -Diensten (soft services) -De fysieke omgeving (hard services) -De derde werkplek en virtuele omgeving -De afstemming van vraag en aanbod en de organisatie (sourcing) daarvan -Facilitaire inkoop van middelen

Voorbeeld:

• / 4